نرم افزار بایگانی اسناد
نرم افزار بایگانی اسناد
کار نرمافزار بایگانی اسناد چیست؟
همانطور که از مشخص است نرمافزار بایگانی اسناد در بایگانی و ذخیرهسازی اسناد و مدارک را انجام میدهد طوری که اسناد همیشه در دسترس باشند، حتی برای کاربرانی که با تلفن همراه. نرمافزار بایگانی اسناد را استفاده میکنند وقتی به انواع اسناد و مدارک سازمان مراجعه میکنید تمام نامهها، پروندهها، اسناد ، فرمهای ، فاکتورها ، گزارشها، سوابق و هر مدرک و سند دیگر را با نظم، طبقهبندی و اسکن کرده و در خود بایگانی میکند. نرمافزار بایگانی بهتر است امکان ادغام اطلاعات ساختار یافته موجود در پایگاههای اطلاعاتی سیستمهای اطلاعاتی را فراهم کند. این نرمافزار . پاسخ این است که هر جای مختلفی که حجم زیادی کاغذ وجود داشته باشد با توجه به نوع نیاز ، اسکن و بایگانی آنها هم ضروری باشد. مثل: نرمافزار بایگانی پرونده دانشجویی، نرمافزار بایگانی پرونده پزشکی، اسناد بازرگانی، پرونده پرسنلی و امور حقوقی و قراردادها.
نرمافزار آرشیو اسناد چیست؟
- زمان برای پیدا کردن و جستجوی اسناد به حداقل میرسد
- صرفهجویی در کار و زمان به وجود میآید
- نیازی به دستیابی به اصل مدارک نیست و از فرسودگی سند جلوگیری میشود
- با این سیستم، اسناد و مدارکی را که فراموش کردهاید، در مدت زمان کوتاهی پیدا میکنید
- در صورت لزوم بیش از یک نفر میتواند به طور همزمان به یک سند دسترسی داشته باشد
- دانش و کارایی سازمانی بالا میرود
- اسناد در محلهای امن نگهداری میشوند و فقط پرسنل مجاز به آنها دسترسی دارند
- اسناد به طور مداوم ردیابی میشوند، بنابراین نمیتوان آنها را در جای خود جا انداخت و بدون ثبت آن نمیتوان آنها را بازیابی یا تغییر داد
یک نرمافزار بایگانی الکترونیکی چه امکاناتی دارد؟
امکان تحت وب بودن نرمافزار بایگانی: با این امکان در محیط وب و اینترنت در هر جا و هر ساعتی به نرمافزار دسترسی خواهید داشت. خب امکان دارد همه پروژههای یک شرکت یا سازمان در یک جا نباشند و در انجام آنها پراکندگی جغرافیایی باشد. درست همینجاست که این امکان خیال کاربر را راحت میکند تا بدون مشکلی به ذخیرهسازی بپردازد. تازه تحت وب بودن برابر است با سرعت و کارایی بالاتر.
مدیریت حجم فایلها: یکی از امکانات مهم این است که حجم فایلهای وارد شده به سیستم به راحتی مدیریت بشود. به چه صورت؟ به طوری که بتوانید تعداد بسیار بالایی از فایلها را در آن دستهبندی و قرار بدهید.
ثبت جامع مشخصات اسناد مختلف: هر سازمانی بنا به کاری که دارد از نرمافزار بایگانی الکترونیکی هم استفاده خاص خودش را دارد. درست در همین وضعیت است که نرمافزار باید امکان ثبت مشخصات مختلف را به رخ بکشد. یعنی اینکه شاید یک سازمان نیاز به بایگانی اسناد و مدارک فنی دارد، یکی دیگر نیاز به بایگانی قراردادها دارد، سازمان دیگری بخواهد برای ذخیره گزارش مالی از آن استفاده کند و موارد دیگر. خب یک نرمافزار بایگانی باید تمام این امکانات را به شکل کامل داشته باشد تا نیازهای مختلف را بر طرف بکند.
تهیه فایل پشتیبان از اسناد: پشتیبانگیری از اسناد یکی از امکاناتی است که باید یک نرمافزار بایگانی آن را داشته باشد. چرا؟ چون خریدار با استفاده از این قابلیت به راحتی و به شکل اتومات به تهیه نسخه پشتیبان و حفظ و نگهداری اطلاعات بپردازد.
امکان امانت دهی سند: این امکان ویژه برمیگردد به این مورد که لازم میشد سازمانها و شرکتها یک سری از سندها را به شکل امانت در اختیار تعدادی از مخاطبین خود قرار بدهند. خب فکر کنید کمی که میگذشت اسناد قابل رهگیری نبودند. اما با کمک این امکان و امانت دهی الکترونیکی این مشکل هم بر طرف میشود.
معرفی یک نرمافزار بایگانی مناسب
ما تا اینجا از مزایا و بایدهای یک نرمافزار بایگانی گفتیم اما مدیران سازمانها و شرکتها یا دفاتر برای تهیه یک نرمافزار بایگانی همه فن حریف با امکانات بالا باید دقت لازم را داشته باشند. شرکت یگانه سافت با سابقه طولانی در ارائه نرمافزار بایگانی اسناد راه را برای انتخاب هموار کرده است. این نرمافزار مورد تأیید شورای عالی انفورماتیک بوده و نحوه سفارش و قیمت آن نسبت به کیفیت بالایی که ارائه میدهد، متناسب است. این سیستم خدمات پشتیبانی (نصب، آموزش و پشتیبانی رایگان) حضوری و آنلاین داشته و از همه مهمتر کاملاً تحت وب و شامل یک سال پشتیبانی رایگان است. از امکانات نرمافزار بایگانی یگانه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- تحت وب
- ایجاد شناسنامه و ثبت جزئیات پروندهها در نرمافزار بایگانی
- موتور فرم ساز حرفهای
- مدیریت مستندات و دستهبندی اسناد در نرمافزار بایگانی
- مدیریت چندین بایگانی در نرمافزار مدیریت مستندات (مدیریت هلدینگ)
- جستجو و گزارشگیری نرمافزار آرشیو اسناد
- پیوست فایلهای حجیم در سیستم بایگانی اسناد
- اسکن و آرشیو اسناد
- امانتدهی اسناد
- مدیریت سیستم در نرم افزار بایگانی اسناد
نرمافزار بایگانی اسناد تحت وب نامه نگار