edit

نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار بایگانی اسناد

کار نرم‌افزار بایگانی اسناد چیست؟

همان‌طور که از  مشخص است نرم‌افزار بایگانی اسناد در بایگانی و ذخیره‌سازی اسناد و مدارک را انجام میدهد  طوری که اسناد همیشه در دسترس  باشند، حتی برای کاربرانی که با  تلفن همراه. نرم‌افزار بایگانی اسناد  را استفاده میکنند وقتی به  انواع اسناد و مدارک سازمان مراجعه میکنید  تمام نامه‌ها، پرونده‌ها، اسناد  ، فرم‌های  ، فاکتورها ، گزارش‌ها، سوابق و هر مدرک و سند دیگر را با نظم، طبقه‌بندی و اسکن کرده و در خود بایگانی می‌کند‌.  نرم‌افزار بایگانی بهتر است امکان ادغام اطلاعات ساختار یافته موجود در پایگاه‌های اطلاعاتی سیستم‌های اطلاعاتی را فراهم کند.   این نرم‌افزار  . پاسخ این است که هر جای مختلفی که حجم زیادی کاغذ  وجود داشته باشد  با توجه به نوع نیاز ، اسکن و بایگانی آن‌ها هم ضروری باشد. مثل: نرم‌افزار بایگانی پرونده دانشجویی، نرم‌افزار بایگانی پرونده پزشکی، اسناد بازرگانی، پرونده پرسنلی و امور حقوقی و قراردادها.

نرم‌افزار آرشیو اسناد چیست؟

  • زمان برای پیدا کردن و جستجوی اسناد به حداقل می‌رسد
  • صرفه‌جویی در کار و زمان به وجود می‌آید
  • نیازی به دستیابی به اصل مدارک نیست و از فرسودگی سند جلوگیری می‌شود
  • با این سیستم، اسناد و مدارکی را که فراموش کرده‌اید، در مدت زمان کوتاهی پیدا می‌کنید
  • در صورت لزوم بیش از یک نفر می‌تواند به طور هم‌زمان به یک سند دسترسی داشته باشد
  • دانش و کارایی سازمانی بالا می‌رود
  • اسناد در محل‌های امن نگهداری می‌شوند و فقط پرسنل مجاز به آنها دسترسی دارند
  • اسناد به طور مداوم ردیابی می‌شوند، بنابراین نمی‌توان آنها را در جای خود جا انداخت و بدون ثبت آن نمی‌توان آنها را بازیابی یا تغییر داد

یک نرم‌افزار بایگانی الکترونیکی  چه امکاناتی دارد؟

امکان تحت وب بودن نرم‌افزار بایگانی: با این امکان در محیط وب و اینترنت در هر جا و هر ساعتی به نرم‌افزار دسترسی خواهید داشت. خب امکان دارد همه پروژه‌های یک شرکت یا سازمان در یک جا نباشند و در انجام آن‌ها پراکندگی جغرافیایی باشد. درست همین‌جاست که این امکان خیال کاربر را راحت می‌کند تا بدون مشکلی به ذخیره‌سازی بپردازد. تازه تحت وب بودن برابر است با سرعت و کارایی بالاتر.

مدیریت حجم فایل‌ها: یکی از امکانات مهم این است که حجم فایل‌های وارد شده به سیستم به راحتی مدیریت بشود. به چه صورت؟ به طوری که بتوانید تعداد بسیار بالایی از فایل‌ها را در آن دسته‌بندی و قرار بدهید.

ثبت جامع مشخصات اسناد مختلف: هر سازمانی بنا به کاری که دارد از نرم‌افزار بایگانی الکترونیکی هم استفاده خاص خودش را دارد. درست در همین وضعیت است که نرم‌افزار باید امکان ثبت مشخصات مختلف را به رخ بکشد. یعنی این‌که شاید یک سازمان نیاز به بایگانی اسناد و مدارک فنی دارد، یکی دیگر نیاز به بایگانی قراردادها دارد، سازمان دیگری بخواهد برای ذخیره گزارش مالی از آن استفاده کند و موارد دیگر. خب یک نرم‌افزار بایگانی باید تمام این امکانات را به شکل کامل داشته باشد تا نیازهای مختلف را بر طرف بکند.

تهیه فایل پشتیبان از اسناد: پشتیبان‌گیری از اسناد یکی از امکاناتی است که باید یک نرم‌افزار بایگانی آن را داشته باشد. چرا؟ چون خریدار با استفاده از این قابلیت به راحتی و به شکل اتومات به تهیه نسخه پشتیبان و حفظ و نگهداری اطلاعات بپردازد.

امکان امانت دهی سند: این امکان ویژه برمی‌گردد به این مورد که لازم می‌شد سازمان‌ها و شرکت‌ها یک سری از سندها را به شکل امانت در اختیار تعدادی از مخاطبین خود قرار بدهند. خب فکر کنید کمی که می‌گذشت اسناد قابل رهگیری نبودند. اما با کمک این امکان و امانت دهی الکترونیکی این مشکل هم بر طرف می‌شود.

 معرفی یک نرم‌افزار بایگانی مناسب 

ما تا اینجا از مزایا و باید‌های یک نرم‌افزار بایگانی گفتیم اما مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها یا دفاتر برای تهیه یک نرم‌افزار بایگانی همه فن حریف با امکانات بالا باید دقت لازم را داشته باشند. شرکت یگانه سافت با سابقه طولانی در ارائه نرم‌افزار بایگانی اسناد راه را برای انتخاب هموار کرده است. این نرم‌افزار مورد تأیید شورای عالی انفورماتیک بوده و نحوه سفارش و قیمت آن نسبت به کیفیت بالایی که ارائه می‌دهد، متناسب است. این سیستم خدمات پشتیبانی (نصب، آموزش و پشتیبانی رایگان) حضوری و آنلاین داشته و از همه مهم‌تر کاملاً تحت وب و شامل یک سال پشتیبانی رایگان است. از امکانات نرم‌افزار بایگانی یگانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  •  تحت وب
  • ایجاد شناسنامه و ثبت جزئیات پرونده‌ها در نرم‌افزار بایگانی
  • موتور فرم ساز حرفه‌ای
  • مدیریت مستندات و دسته‌بندی اسناد در نرم‌افزار بایگانی
  • مدیریت چندین بایگانی در نرم‌افزار مدیریت مستندات (مدیریت هلدینگ)
  • جستجو و گزارش‌گیری نرم‌افزار آرشیو اسناد
  • پیوست فایل‌های حجیم در سیستم بایگانی اسناد
  • اسکن و آرشیو اسناد
  • امانت‌دهی اسناد
  • مدیریت سیستم در نرم‌ افزار بایگانی اسناد



نرم‌افزار بایگانی اسناد تحت وب نامه نگار 


اتوماسیون مکاتبات (ارجاعات)
دبیرخانه
آرشیو الکترونیکی اسناد
جداول پایه
تنظیمات
مدیریت سیستم
اطلاعات پایه نامه
اطلاعات پایه
ابزارهای ادمین
آرشیو اسناد
گزارشات
راهنما
اندیکاتور
نمایش صفحه
نوع سند و الگوها
میزکار-گردش کار
میزکار-مکاتبات
ارسال شده
در دست اقدام
پیش نویس
پایان یافته
دسترسی ها
شخصی
ابزارها
طبقه بندی
پیشخوان خدمت کارکنان
اطلاعات پایه سیستم
اطلاعات کاربردی
دسترسی های سیستم
شخصی سیستم
پست الکترونیک
داشبورد کارکنان
اطلاعات عمومی
دبیرخانه
آرشیو الکترونیکی اسناد
اطلاعات شرکت
اطلاعات پایه اصلی
کاربران
نقش ها
دسترسی ها
پستهای سازمانی
پروفایل من
تنظیمات
پروفایل شرکت/سازمان
تنظیمات سیستم
شرکتها
اطلاعات پایه نامه
انواع زبانها
روشهای ارسال مرسوله
اطلاعات پایه
کشورها
استانها
شهرها
ویرایش راهنمای سیستم
سیستم
دبیرخانه ها
دسترسی به دبیرخانه
آمار ورود به سیستم
دبیرخانه فعال
دفاتر اندیکاتور
نوع سند و الگوها
نوع سند
الگوی اسناد
شرکتهای طرف مکاتبه
شرکتها
پستهای برون سازمانی
اشخاص
مخزن اسناد فعال
تعریف پرونده
نوع سند
درخت اسناد پرونده
دسترسی به اسناد
مدیریت فرآیندها
گزارشات
راهنما
راهنمای سیستم
دانلود
ساختن گزارش
مخازن اسناد
دسترسی به مخازن اسناد
پروفایل شرکت
اندیکاتور
صادره
وارده
شماره نشده
باطل شده
Permissions
نمایش صفحه
html2canvas
dom-to-image
tab
لیست اسناد
اشخاص-داخلی
واحدهای سازمانی
تنظیم هدر-فوتر
گزارشات
گزارشات
پیش فرض فاصله اسناد
کاربران
لاگ
کاربران آنلاین
پستهای پایه
داخلی
Menus
AreaLists
ControllerLists
میزکار-گردش کار
در دست اقدام
پیش نویس
پایان یافته
جستجو
میزکار-مکاتبات
پیش نویس
ارسالی
دریافتی
MSGIN
PM
PMDRAFT
PMARC
اطلاعات عمومی
دبیرخانه
محلهای بایگانی
پرونده ها
کاغذ نامه
فایل قالب نامه
دسته بندی قالب نامه
قالب نامه
نوع ارجاع
تنظیمات مسیر امضاء
مدیریت گیرندگان تبادل الکترونیکی مکاتبات
حساب های ایمیل تبادل الکترونیکی مکاتبات
تبادل الکترونیکی مکاتبات های دریافت شده
سرور فکس
ارتباط بین سازمانی (نقطه به نقطه)
صف ارسال و دریافت نقطه به نقطه
الگوی مسیر امضا
گروه گیرندگان سازمانی
شعار سال
شعار مناسبت
تعریف عنوان جانشینی
تعریف پاکت
نوع فوریت ارجاع
نوع فوریت نامه
انواع پیوست
دسترسی ها
دسترسی نوع نامه
محدود کردن فرد خاص بعنوان فرستنده
محدود کردن فرد خاص بعنوان گیرنده
دسترسی به کل نامه های واحد سازمانی
دسترسی به نامه ها و ارجاعات محرمانه/رونوشت پنهان
دسترسی ابطال نامه
دسترسی به انتساب و یادآوری
دسترسی مشاهده سوابق ارجاع
دسترسی به سرویس آفلاین
ارجاع خاص
دسترسی کارتابل کاربران در سازمان های زیر مجموعه
شخصی
بایگانی سریع
گروه گیرندگان یادآوری
ارجاع سریع
امضاء سریع
فهرست اول
جانشین
گروه گیرندگان شخصی
موضوعات عمومی
قوانین کارتابل
متن های عمومی
مدیریت بایگانی شخصی
ابزارها
مانیتورینگ سامانه پیگیری و استعلام الکترونیکی دولت
تبادل الکترونیکی مکاتبات ارسالی
رهگیری عملکرد
تاریخچه تغییرات نامه
انتقال کارتابل
ابطال نامه
اصلاح نامه
رزرو شماره نامه
ساخت تصویر نامه
مدیریت فرستنده/گیرنده متفرقه
معرفی منابع اطلاعاتی
طبقه بندی
سطوح طبقه بندی
داشبورد کارکنان
تنظیمات فرم
الگوی زنجیره تائید نامه
اطلاعات پایه سیستم
اطلاعات پایه سازمان
نوع سازمان
سازمان ها/ چارت/افراد سازمان
عنوان پرسنل
انواع سازمان/اشخاص بیرونی
سازمان/اشخاص بیرونی
اطلاعات پایه تقویم جلسات
تنظیمات رویداد تقویم
تقویم ها
گروه گیرندگان سازمانی تقویم جلسات
تنظیمات سیستم
کاربران
تنظیمات دسترسی
تنظیمات آلارم
تنظیمات ایونت ها
تنظیمات ثبت نام
افراد بدون سمت
تنظیمات ارسال فایل
تنظیمات چت سازمانی
آدرس‌های ایمیل
تنظیمات سرور ایمیل
Aux
تنظمیات دیتابیس
خطوط پیامک
لایسنس سامانه
مدیریت افزونه های
سرویس ها و تنظیمات
نوع سمت سازمانی
نوع پست
شرکت های پست
شرکت های ارسال مرسوله
مدیریت فرم ها و داشبورد
تنظیمات راهنما
ایجاد الگوی ایمیل
OAuth
اطلاعات عمومی
اخبار و اطلاعات
تصویر روزانه
پیام روزانه
فهرست گروه کاربران
تایید ثبت نام
ورود به LDAP
رویدادهای خاص
نمایش رویدادها
نمایش خطاها
فایلهای ارسال شده
لینک های سازمانی
دسترسی های سیستم
دسترسی به تقویم جلسات
تعیین مجوز بر اساس کاربر
تعیین مجوز بر اساس گروه های کاربری
دسترسی ها
کاربران غیر فعال
ssl فعال
شبکه
دسترسی کاربران
دسترسی گروه کاربران
محدودیت زمان دسترسی به سیستم کاربران
محدودیت زمان دسترسی به سیستم گروه کاربران
چت فعال
شخصی سیستم
گروه مقصد تقویم جلسات
لینک های شخصی
تغییر رمز عبور
چت درون سازمانی
تنظیمات شخصی
مانیتورینگ پیامک
مانیتورینگ ایمیل و تبادل الکترونیکی مکاتبات ارسالی
مانیتورینگ ارتباطات
مانیتورینگ سامانه
ارتباطات من
مدیریت افزونه ها
ایجاد امضا
فهرست ارسال به کارتابل
نامه های در دست اقدام
فهرست پیگیری ها
گفتگوی درون سازمانی
بایگانی شخص
جستجو
تقویم انجا کارها
حذف شده
فهرست انجام کار
پست الکترونیک
تبادل الکترونیکی مکاتبات ارسالی
تحلیل عملکرد
تماس ها
Senditems
Instance
InstanceOpen
Index
Chat
Dashboard
اطلاعات شرکت
کاربران
اطلاعات پایه اصلی
بایگانی
-