آرشیو الکترونیکی

یک سیستم آرشیو الکترونیکی مناسب برای مدیریت اسناد باید دارای ویژگی های زیر باشد:

1. قابلیت انتقال داده ها به صورت الکترونیکی: سیستم باید قابلیت ورود، پردازش و خروجی اسناد به صورت الکترونیکی را داشته باشد تا امکان استفاده آسان و بهبود دسترسی به اطلاعات فراهم شود.

2. قابلیت جستجو: سیستم باید قابلیت جستجوی پیشرفته برای به دست آوردن اسناد مورد نیاز را داشته باشد. این امر به کاربران کمک می کند تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.

3. حفاظت امنیتی: سیستم باید امکاناتی را برای حفاظت از اطلاعات حساس فراهم کند. برای مثال، باید امکان محدود کردن دسترسی کاربران و تعیین سطح دسترسی برای آن ها را داشته باشد.

4. قابلیت تهیه گزارشات: سیستم باید امکان تهیه گزارشات مربوط به وضعیت اسناد، تعداد و نوع اسناد و دیگر موارد مرتبط را داشته باشد تا به کاربران امکان پیگیری و بررسی اطلاعات را فراهم کند.

5. سازگاری با استانداردها: سیستم باید با استانداردهای امنیتی و روش های ذخیره سازی اطلاعات سازگار باشد تا اطلاعات به صورت مطمئن درون سیستم آرشیو الکترونیکی ذخیره شوند.

6. قابلیت گسترش و توسعه: سیستم باید امکاناتی را برای گسترش و توسعه در آینده داشته باشد تا با توجه به نیازهای رو به رشد سازمان، بتواند به راحتی بهبود یابد