نرم افزار مکاتبات اداری

دفتر بدون کاغذ چیست؟

دفتر بدون کاغذ که به آن دفتر بدون کاغذ نیز می گویند، محیط کاری است که از حداقل کاغذ فیزیکی استفاده می کند و در عوض از اسناد دیجیتالی استفاده می کند. کارمند بدون کاغذ به کارگری گفته می شود که استفاده از کاغذ را در محیط کار حذف کرده یا به میزان زیادی کاهش داده است. فرآیند تبدیل فایل های کاغذی به فایل های الکترونیکی به عنوان دیجیتالی شدن شناخته می شود.

ایده یک دفتر کاملاً بدون کاغذ از زمانی وجود داشته است که رایانه‌های شخصی اساس کار مدرن شدند. علیرغم رواج اسناد الکترونیکی و ایمیل، اکثر سازمان ها هنوز به اسناد کاغذی متکی هستند. بدون کاغذ بودن مزایای زیادی دارد، از صرفه جویی در منابع گرفته تا افزایش امنیت. با این حال، از جزوات در جلسات و اسناد مربوط به منابع انسانی گرفته تا رسیدها، بسیاری از فرآیندهای تجاری هنوز حول کاغذ می چرخند.

مزایای بدون کاغذ رفتن

صرفه جویی در زمان

زمان صرف شده برای بایگانی، سازماندهی و جستجوی اسناد کاغذی زمانی است که می تواند صرف کارهای سازنده تری شود. اسناد دیجیتالی در یک مخزن مرکزی ذخیره می‌شوند، که اساساً یک کابینت بایگانی دیجیتالی سازمان‌یافته است که همه اسناد شما در آن قرار دارند.

با استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد دیجیتال ، می‌توانید از همان توانایی‌های جستجوی قدرتمندی که در Google استفاده می‌کنید استفاده کنید. این بدان معناست که کارمندان می‌توانند فایل‌ها را با کلیک یک دکمه پیدا کنند، بسیار سریع‌تر از فرآیند پر زحمت و دستی جستجوی یک فایل خاص در یک پوشه مدفون. کارمندان می توانند از این زمان اضافی در پروژه های درآمدزا استفاده کنند.

فضا را ذخیره می کند

کاغذ فضای زیادی را اشغال می کند - مانند کمدهای بایگانی و فضایی برای نگهداری آن کمدها. کتاب ها و قفسه های کتاب نیز حجیم هستند. بدتر از آن این است که کاغذ مدام روی هم انباشته می شود و اغلب سریعتر از مرتب سازی و سازماندهی آن انباشته می شود. این امر به ویژه در مورد صنایعی صادق است که دوره های طولانی نگهداری اجباری برای کارهای اداری مانند صنعت مالی دارند.

دیجیتالی کردن فایل ها به شما این امکان را می دهد که همه اسناد را در یک سرور داخلی یا در فضای ابری ذخیره کنید. پوشه های فایل دیجیتال در یک مخزن به فضای بسیار کمتری نسبت به آرشیو سوابق فیزیکی نیاز دارند.

باعث صرفه جویی در پول می شود

دیجیتالی شدن کارایی فرآیند را بهبود می بخشد و در هزینه شما صرفه جویی می کند. دفاتر بدون کاغذ می توانند حجم بسیار بیشتری از کاغذ را در مقایسه با دفاتر سنتی در مدت زمان مشابه پردازش کنند.

علاوه بر این، دیجیتالی کردن هزینه صرف شده برای کاغذ، چاپگر، جوهر، هزینه پست، فضای اداری برای فایل‌ها و زمان کارمندان برای مدیریت کارهای کاغذی را کاهش می‌دهد. صرفه جویی در زمان کارمندان به ویژه در رابطه با ممیزی های نظارتی و کارهای تکراری و با حجم بالا مانند بازپرداخت هزینه ها ارزشمند می شود.

انتقال اطلاعات را آسان می کند

نرم افزار مکاتبات اداری یک فرآیند ساده برای ذخیره اسناد ارائه می دهد. این نرم افزار به راحتی اسناد دیجیتال را با استفاده از اسکنرها، ضبط موبایل با استفاده از دوربین روی تلفن یا تبلت یا وارد کردن هر نوع فایلی (.docx، .pdf، فایل های تصویری) جمع آوری می کند. بسیاری از برنامه های کاربردی رایج مانند مایکروسافت آفیس و Adobe Acrobat با سیستم های مدیریت اسناد ادغام می شوند و دارای پلاگین های بومی هستند که به شما امکان می دهند تنها با یک کلیک سند خود را در سیستم مدیریت محتوای خود ثبت کنید.

محیط زیست را ترویج می کند

تولید محصولات کاغذی گازهای گلخانه ای تولید می کند که باعث جنگل زدایی و گرم شدن زمین می شود. بازیافت می تواند برخی از اثرات زیست محیطی را جبران کند، اما نه چندان. بیشتر کاغذها در نهایت به محل دفن زباله ختم می شوند. علاوه بر این، جوهر و تونرها حاوی ترکیبات فرار و مواد تجدید ناپذیر هستند که برای محیط زیست مضر هستند. بسیار پایدارتر است که صرفاً با تغییر به دفتر بدون کاغذ، مصرف کاغذ را به طور کلی کاهش دهید.

امنیت را افزایش می دهد

ردیابی اسناد فیزیکی دشوار است - دسته‌های کاغذ می‌توانند گم شوند، به اشتباه ذخیره شوند یا بدون اینکه کسی متوجه شود از بین برود. همچنین نظارت بر دسترسی، چاپ و کپی فایل های حساس ممکن است دشوار باشد. نرم افزار مدیریت اسناد دارای قابلیت های امنیتی پیشرفته ای است که می تواند با این چالش ها مقابله کند. مدیران سیستم می‌توانند حقوق دسترسی ریز را تنظیم کنند، که مجوزها را در سطح سند (مثلاً تنظیمات بر اساس نوع سند)، سطح کاربر (مثلاً تنظیمات بر اساس عملکرد شغلی شخص) یا سطح سیستم (مثلاً امنیت فراگیر برای همه داده‌ها) تعیین می‌کنند. در سیستم).

مزایای امنیتی محل کار بدون کاغذ فراتر از حقوق دسترسی است. پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت اسناد همچنین به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا از امضای الکترونیکی، ویرایش اطلاعات محرمانه، ایجاد مسیرهای حسابرسی و موارد دیگر استفاده کنند.

دیجیتالی کردن فرآیندهای مبتنی بر کاغذ

فناوری به قدری یکپارچه جایگزین فرآیندهای کاغذی شده است که به سختی می توان به یاد آورد که قبلاً چگونه کارها انجام می شد. تقریباً در همه موارد، تکامل از اقلام مبتنی بر کاغذ به همتایان الکترونیکی آنها عمیقاً کارآمدتر است.

 

 

نرم افزار مکاتبات اداری پنج مرحله کلیدی را برای دیجیتالی کردن کامل محل کار شما شناسایی کرده است:

دیجیتالی کردن: تمام اسناد را از کاغذی به دیجیتال تبدیل کنید

سازماندهی : دسته بندی اسناد در یک کابینه بایگانی الکترونیکی مرکزی

خودکارسازی : فرآیندهای کسب و کار را با استفاده از فرم ها و گردش کار دیجیتالی کنید

ساده : نگاهی سطح بالا به فرآیندهای کسب و کار برای شناسایی تنگناها و فرصت ها برای بهره وری بیشتر

تبدیل : از تجزیه و تحلیل های پیشرفته برای تبدیل داده ها به بینش در مورد چگونگی کارآمدتر کردن شرکت خود استفاده کنید

نرم افزار مدیریت اسناد ابزاری حیاتی در این مسیر به سوی تحول دیجیتال است. فراتر از فواید بدون کاغذ، دیجیتالی کردن اولین قدم برای تغییر محل کار شما و در نهایت پیشبرد کسب و کار است.

اگر راه‌حل نرم افزار مکاتبات اداری را به عنوان بخشی از تحول بدون کاغذ خود به کار می‌گیرید، حتماً بازار راه‌حل نرم افزار مکاتبات اداری را با گردش‌های کاری از پیش ساخته شده برای پردازش قراردادها ، مجوزها و موارد دیگر بررسی کنید!