سیستم دبیرخانه
سیستم دبیرخانه
با توجه به توسعه فناوری ها و به تبع آن اهمیت در فرآیند، روش های قدیمی ساماندهی دبیرخانه ها و مکاتبات در وزارتخانه ها و سازمان ها پاسخگوی نیازهای روزمره این مراکز نیست.
زیرا علاوه بر زمان بر بودن و هزینه بر بودن، نیاز به نیروی انسانی بیشتری نیز دارند.
بنابراین با توجه به نیاز به ارتباط خارجی، استفاده از سیستم های دارای استاندارد مشترک و نرم افزارهایی مانند نرم افزار منشی ضروری و مفید است.
کلیه مکاتبات اداری و سازمانی تحت عنوان نامه های اداری که بین اعضای داخل و خارج سازمان رد و بدل می شود از اهمیت ویژه ای برخوردار است. بنابراین داشتن زبان اداری روشن و رسا لازمه یک نظام اداری چابک و پیشرو است.
نرم افزار دبیرخانه نامه نگار به منظور کاهش هزینه های مربوط به بایگانی اسناد و نامه ها، مشکلات ناشی از اختصاص فضای کافی برای نگهداری این اسناد و همچنین رفع مشکلات ناشی از جستجو در تعداد زیادی نامه تهیه شده است.
نرم افزار مکاتبات نامه نگار اتوماسیون با قابلیت های فراوان، امنیت بالا و سهولت استفاده با مزیت بررسی کارتی قابلیت مدیریت مکاتبات سازمان ها و شرکت های مختلف را دارد.
در این سامانه ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان به صورت الکترونیکی انجام می شود و بدون نیاز به جابجایی فیزیکی نامه ها، تصویر اصل نامه ها یا هر مدرک دیگری در این سامانه به صورت الکترونیکی بایگانی می شود. سامانه منحصر به فرد دبیرخانه بدون کاغذ، با برچیدن روش های سنتی و تسریع در امور اداری، ضریب اطمینان و دقت را افزایش می دهد تا از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و ذخیره سازی بهینه اطلاعات، منجر به استانداردهای نوین فناوری جهانی در این زمینه شود. رابطه برقرار شده است.