سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات

سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات یک سیستم کامپیوتری است که به صورت اتوماتیک فعالیت‌های دبیرخانه‌ای و گردش مکاتبات را پشتیبانی می‌کند. این سیستم از قابلیت‌هایی مانند ثبت و نگهداری اطلاعات، مدیریت تقویم، ارسال و دریافت پست الکترونیکی، مدیریت سوابق تماس‌های تلفنی، مدیریت اسناد و مدارک شرکت، مدیریت ترتیب داده شده اسناد، و نظارت بر حرکت و رفتار کارمندان برخوردار است.

ویژگی‌های اصلی سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات شامل موارد زیر می‌شود:

۱. افزایش بهره وری: با استفاده از این سیستم، می‌توان فرآیندهای دبیرخانه‌ای و گردش مکاتبات را سریع‌تر و به صورت دقیق‌تر انجام داد.

۲. افزایش دسترسی: با استفاده از سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات، کاربران می‌توانند به اسناد و مکاتبات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.

۳. بهبود کیفیت ارتباطات: با استفاده از این سیستم، می‌توان کیفیت ارتباطات را بهبود بخشید و به راحتی با همکاران و مشتریان ارتباط برقرار کرد.

۴. کاهش هزینه‌ها: استفاده از سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات باعث کاهش هزینه‌های مربوط به چاپ و توزیع مکاتبات و نیز هزینه‌های مربوط به جابجایی اسناد می‌شود.

۵. امنیت اطلاعات: این سیستم از پروتکل‌های امنیتی و رمزنگاری برای حفظ و نگهداری اطلاعات استفاده میکند.