نرم افزار اتوماسیون اداری

استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری

 

دراین نوشته مزایای  سیستم های اتوماسیون اداری را به شما معرفی می کنیم:

 

1- کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری

مدیرانی که می دانند سیستم اتوماسیون اداری چیست، از مزایای آن در کاهش حجم کارهای تکراری آگاه هستند. اتوماسیون اداری بدون نیاز به انجام کارهای تکراری به شما این امکان را می دهد که از قدرت خود برای انجام کارهای مهم تر استفاده کنید. به این ترتیب، اتوماسیون در هزینه ها صرفه جوئی می کند و به کسب و کارها اجازه می دهد تا حاشیه سود خود را بهبود بخشد.

 

افزایش راندمان 

برای مثال، سیستم‌های اتوماسیون اداری از فناوری ارتباطات و ارتباطات راه دور استفاده می‌کنند تا کارمندان را از راه دور کار کنند. با رفع نیاز به سفرهای طولانی، این امر می تواند در هزینه ها صرفه جویی کند و در نهایت بهره وری را افزایش دهد.

 

2- کاهش اسناد اداری

در هر سازمان مکات اداری متفاوتی انجام می شود. سیستم های اتوماسیون اداری این قابلیت را دارند که این مکاتبات اداری را خودکار و دیجیتالی می کنند. اتوماسیون اداری  استفاده از کاغذ برای نامه ها و مکاتبات را به توجهی کاهش می دهد و می تواند از میزان کاهش هزینه ها و حفاظت از محیط زیست استفاده کند.

 

 

3- افزایش راندمان سازمان

اتوماسیون اداری به افزایش   قابلیت های  سازمان کمک می کند.  با  تجزیه و تحلیل مداوم سیستم های مربوط به عملکرد سازمان  و با بررسی حجم ورودی و خروجی به مدیران نشان می دهد که کدام قسمت از سازمان نیاز به توجه بیشتری دارد. آگاهی از کار سازمان باعث بهبود تصمیم گیری توسط مدیران و در نتیجهافزایش راندمان سازمان می شود.

 

میزان داده ها و گزارش ها به نوع اتوماسیونی است که مورد استفاده شما قرار دارد.  

 

 

 

4- افزایش نظارت و پیگیری موارد

هر سازمانی برای بهبود نظارت خود باید نظم و ترتیبی را در فرآیندهای کاری انجام دهد. داشتن یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب به این روش با ساده‌سازی‌سازی‌ها کمک می‌کند. در این صورت می توانید همه کارها را دنبال کنید و از انجام مراحل صحیح کاری سازمان مطمئن شوید.

 

 

 

  

5- افزایش مزیت های رقابتی

کسب مزیت با توجه به رقابت شدید در بازار، طبیعی است. سیستم های اتوماسیون اداری می تواند مزیت های رقابتی را به طرق مختلف ایجاد کنند.

 

در گذشته، مراجعین مجبور بودند در ادارات سخت کار کنند تا از کار خود عقب نمانند و گاهی اوقات به دلایلی در روز پرسنل مجبور به مرخصی می شدند. اما مشتریان به راحتی می توانند از طریق سیستم اتوماسیون اداری به اسناد در سازمان ها دسترسی داشته باشند و  کارهای اداری آنها  به سرعت انجام شود.

 

 

 

6- ذخیره سازی و طبقه بندی ها

نگهداری و طبقه بندی اطلاعات در سازمان ها یک نیاز مبرم است و سیستم های اتوماسیون اداری با قابلیت ذخیره کلیه اسناد محرمانه و مهم مرتبط با سازمان، پاسخگوی این نیاز هستند. این سیستم قابلیت اشتراک گذاری اسناد، تصاویر و فایل ها را دارد و از امنیت بسیار بالایی برخوردار است. به همین دلیل است که می توانید با خیال راحت از آنها برای ذخیره اطلاعات خود استفاده کنید.

 

7- خطاهای انسانی

با دیجیتالی شدن فرآیندهای اداری، انجام کارهای تکراری و بیهوده غیرممکن می شود.

سازمان‌های تجاری بزرگ می‌توانند از سیستم مدیریت الکترونیکی برای نظارت بر پروژه‌ها و فعالیت‌های بزرگ استفاده کنند و این نظارت باعث کاهش خطاهای مربوط به عملیات ثبت اسناد می‌شود.

 

امکان زمان بندی برنامه ها و همچنین سیستم های یادآوری از ویژگی های دیگر است که باعث کاهش خطاهای تجاری می شود.

 

8- امکان تبادل داده

استفاده به اشتراک گذاری اطلاعات بین کارمندان و حتی با سایر نرم افزارها بخش اساسی سیستم های اتوماسیون اداری است. به عنوان مثال، با استفاده از  API می توانید به راحتی اطلاعات را از نرم افزار  اتوماسیون اداری نامه نگار به نرم افزارهای دیگر انتقال دهید.

 

سیستم‌های اتوماسیون اداری علاوه بر دیجیتالی کردن مکاتبات، به بهبود ارتباطات خارجی شرکت نیز کمک می‌کنند. بنابراین می‌توانم با سایر سازمان‌هایی که از سیستم‌های اتوماسیون استفاده می‌کنند با استفاده از پروتکل ECE بدون استفاده از کاغذ ارتباط برقرار کنند، راحت باشم.

 

 

ارسال فایل ها و مکاتبات به صورت آنی از دیگر ویژگی های سیستم های اتوماسیون اداری است که می تواند کارها را افزایش دهد و بهره وری آنها را افزایش دهد.