سیستم های اتوماسیون اداری

با تعداد اسنادی که به صورت روزانه در محل کار به اشتراک گذاشته می شود، چاپگرها و دستگاه های کپی شما اضافه کار می کنند و به اندازه کافی نسخه های سخت را برای دور زدن کار می کنند. اما چرا وقتی راه حل آسانی با نرم افزار اتوماسیون اداری ساده وجود دارد، زمان و منابع را با چاپ کپی تلف می کنیم؟

اتلاف کاغذ  دیگر وجود ندارد
گردش کار  مبتنی بر کاغذ می تواند کند و ناکارآمد باشد. نسخه‌های مهم گم می‌شوند و زمان صرف شده برای انتقال نسخه‌های کاغذی از طریق دفتر بیهوده است. نه تنها کارمندان وقت خود را برای چاپ و ارسال کاغذ تلف می کنند، بلکه اداره منابع و پول خود را با نسخه های چاپی تلف می کند. به تمام پولی فکر کنید که می توان با کاهش مقدار کاغذ و جوهر مورد استفاده برای کارهای چاپی بی مورد صرفه جویی کرد.

با کمدهای بایگانی خداحافظی کنید
فضا در محل کار شما ممتاز است و کابینت های بایگانی حجیم می توانند برخی از املاک و مستغلات را اشغال کنند. با سرمایه گذاری در یک اسکنر - یا حتی کارآمدتر، یک چاپگر چند منظوره - می توانید با آن مبلمان اداری که فضا را اشغال می کند خداحافظی کنید. اسکن اسناد به دفتر شما اجازه می دهد تا فایل های مهم را به صورت دیجیتالی ذخیره کند و همچنان به راحتی هر چیزی را که نیاز دارید، با چند ضربه کلید پیدا کنید.

آسان برای یافتن، آسان برای اشتراک گذاری
به سیستم بایگانی دیجیتال خود مانند یک کابینت بایگانی فیزیکی فکر کنید. با ذخیره‌سازی دیجیتال از طریق اسکن اسناد، می‌توانید فایل را اسکن و ذخیره کنید (و با چاپگرهای چند منظوره با صفحه کلید داخلی، آسان‌تر از همیشه) با نام مناسب، در یک فایل با نام مناسب در سیستم خود. سپس، هنگامی که در حال جستجوی اطلاعات هستید، به سادگی باید پوشه فایل صحیح را باز کنید و در آنجا وجود دارد. حتی ساده تر، با استفاده از جستجوی کلمه کلیدی، سیستم مدیریت اسناد شما می تواند سند شما را برای شما پیدا کند.

و هنگامی که اسناد شما به صورت دیجیتالی ذخیره می شوند، می توانند در شبکه اداری شما ذخیره شوند و به هر کسی اجازه می دهد در صورت نیاز به آنها دسترسی داشته باشد. آیا مواد حساس را ذخیره می کنید؟ حفاظت از رمز عبور تضمین می کند که فقط کسانی که مجوز دارند می توانند فایل های ذخیره شده را مشاهده کنند.

اسکن و ارسال با سهولت
پیشرفت‌های تکنولوژیکی در اسکنرها و چاپگرهای چند منظوره، اشتراک‌گذاری اسناد در خارج از دفتر شما را ساده کرده است. بسیاری از دستگاه‌ها اکنون می‌توانند به وای‌فای اداری شما متصل شوند که امکان ارسال ایمیل آسان را فراهم می‌کند. با صفحه کلید داخلی (همانطور که در بالا ذکر شد)، اسکنرها و MFPها به کارمندان این امکان را می دهند که نه تنها فایل ها را به درستی نامگذاری کنند، همانطور که قبلاً در مورد آن صحبت کردیم، بلکه آدرس های ایمیل را نیز تایپ کرده و بدون ذخیره و ارسال از رایانه ارسال کنند.

 

آیا فکر می کنید اسکن مدیریت اسناد می تواند برای محل کار شما مفید باشد؟ برای  این منظور از سیستم اتوماسیون اداری ساده  نامه نگار  استفاده کنید.