سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات

سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات

جایگزینی اسناد کاغذی با نمونه های دیجیتالی خود و همچنین اتوماسیون کل فرآیند گردش اسناد یکی از عناصر مهم افزایش کارایی کل سازمان است. کنراد روچالسکی، مدیر عامل ArchiDoc، گروه OEX، می‌گوید بهبود فرآیندهای تجاری مستقیماً به کیفیت خدمات مشتری نهایی تبدیل می‌شود و روابط بهتری را با سایر شرکا تقویت می‌کند.

پیاده سازی یک سیستم گردش کار، سازماندهی فرآیندهای تجاری و سازماندهی آنها را بر اساس مسیرهای گردش تعریف شده برای نوع خاصی از یک پرونده امکان پذیر می کند. نظارت دقیق بر تمام مراحل اقدامات و گزارش اقدامات متأخر را تسهیل می کند. بنابراین سازمان قادر به تشخیص مکان هایی است که باید اقدامات اصلاحی انجام شود. دسترسی سریعتر به داده هایی که به طور همزمان در دسترس تعدادی از کاربران است، اتخاذ تصمیمات تجاری مهم را تسهیل می کند. با توجه به داده های ارائه شده توسط WEBCON، اجرای یک سیستم گردش کار با توجه به نوع گردش، تا 60-85٪ در زمان صرفه جویی می کند. منافع مالی قابل توجهی برای سازمان به همراه دارد.

از کجا شروع کنیم؟

تصمیم در مورد اجرای گردش اسناد الکترونیکی باید قبل از تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری در سازمان باشد. چنین تحلیلی امکان بررسی نحوه و زمان اجرای اقدامات فردی و برنامه ریزی راه برای بهینه سازی آنها را فراهم می کند.

مشارکت کارکنان شرکت نیز بسیار مهم است. کنراد روچالسکی اضافه می کند که درک هدف اجرای راه حل و همکاری در طول اجرای پروژه به حداکثر رساندن منافع کمک می کند.

هنگام انتخاب سیستم، ارزش دارد که نه تنها نیازهای تجاری فعلی، بلکه توسعه آینده سازمان را نیز در نظر بگیرید. راه حل باید طیف گسترده ای از عملکردها و همچنین سادگی و سرعت انجام اقدامات را تضمین کند. این انتخاب همچنین ممکن است شامل مسائل مرتبط با نحوه اجرا باشد - اینکه آیا در یک ابر یا در زیرساخت سازمان انجام می شود. انتخاب شریکی که شرکت را در اجرای راه حل حمایت خواهد کرد نیز مهم است. ارزش در نظر گرفتن همکاری طولانی مدت را دارد که شرکت را قادر می سازد تا تغییرات ناشی از توسعه سازمان را ایجاد کند. سپس، این شرکت قادر خواهد بود به سمت تحول دیجیتال کسب و کار حرکت کند.