مدیریت اسناد

سیستم مدیریت اسناد (DMS) یک سیستم نرم افزاری است که به سازمانها کمک می کند تا اسناد و اطلاعات خود را به صورت الکترونیکی مدیریت کنند. با استفاده از یک سیستم DMS، سازمانها می توانند اطلاعات خود را در قالب فایل های الکترونیکی مانند متن، عکس، ویدئو، صوت و ... ذخیره و به راحتی در دسترس قرار دهند.

استفاده از یک سیستم DMS به سازمانها در چندین زمینه کمک می کند:

1- مدیریت و دسترسی به اسناد بهتر: سیستم DMS به کاربران امکان می دهد تا به سرعت به اسناد و اطلاعات مورد نیازشان دسترسی پیدا کنند، زیرا این سیستم امکان جستجوی کلمات کلیدی، تگگذاری و فیلتر کردن اسناد را فراهم می کند.

2- افزایش بهره وری: سیستم DMS به کاربران امکان می دهد تا به صورت همزمان روی یک سند کار کنند و در آن تغییراتی ایجاد کنند. این باعث افزایش بهره وری کاربران می شود، زیرا زمان بیشتری برای هماهنگی نیاز نیست.

3- کاهش هزینه ها: استفاده از یک سیستم DMS باعث کاهش هزینه های نگهداری سند و اطلاعات می شود، زیرا این سیستم امکان دارد اسناد را در فضای دیجیتال ذخیره کند و نیاز به استفاده از فضای فیزیکی ندارد.

4- افزایش امنیت اطلاعات: سیستم DMS امکان مدیریت دسترسی به اسناد را فراهم می کند و به کاربران اجازه دسترسی به اسناد را با توجه به سطح دسترسی آنها می دهد.