سامانه مکاتبات اداری

سامانه مکاتبات اداری چیست؟

تعاملات تجاری روزانه خود را در نظر بگیرید - تمام ایمیل هایی که ارسال می کنید، اسنادی که به اشتراک می گذارید و هر نوع اطلاعات تجاری که بین همکاران، مشتریان یا اشخاص ثالث رد و بدل می کنید - همه این فعالیت ها در زیر چتر مکاتبات تجاری قرار می گیرند. مانند هر فرآیند پیچیده دیگری در یک شرکت تجاری یا دولتی، مکاتبات تجاری نیاز به مدیریت صحیح دارد.

مدیریت مکاتبات برای همه سازمان‌ها، سازمان‌های دولتی و سایر طرف‌هایی که باید با ضرب‌الاجل‌ها سر و کار داشته باشند و به دنبال بالاترین سطح ممکن از بهره‌وری و همچنین یک سیستم کنترل کارآمد برای اداره مؤثر کانال‌های مکاتباتی در حال افزایش هستند، از اهمیت بالایی برخوردار است. اینجاست که سیستم های مدیریت مکاتبات وارد عمل می شوند.

سامانه مکاتبات اداری چیست؟

در حالی که مدیریت مکاتبات فرآیند دریافت، ثبت، ثبت، پردازش مناسب و پاسخگویی و ایجاد یک دنباله حسابرسی از مکاتبات دریافتی است. سیستم مدیریت مکاتبات برای ردیابی کلیه مکاتبات تجاری ورودی و خروجی یک سازمان و در دسترس قرار دادن آن در اختیار همه کاربران برنامه با توجه به نقش و دسترسی آنها استفاده می شود.

یک سامانه مکاتبات اداری خوب ابزار الکترونیکی ذخیره، بازیابی و مسیریابی مکاتبات را برای بررسی و تایید فراهم می کند. چنین سیستم هایی قابلیت مدیریت کارآمد و مؤثر حجم عظیمی از مکاتبات را هم به صورت الکترونیکی و هم بر روی کاغذ، پست، فکس و سایر روش های سنتی فراهم می کنند.

سیستم های مدیریت مکاتبات ایجاد، مونتاژ و تحویل مکاتبات تجاری ایمن، شخصی و تعاملی را متمرکز و مدیریت می کند. این سازمان ها را قادر می سازد تا به سرعت مکاتبات را از محتوای از پیش تأیید شده و سفارشی تالیف شده در یک فرآیند ساده از ایجاد تا بایگانی جمع آوری کنند. در نتیجه، مشتریان ارتباطات مناسب را در زمان مناسب و به روش صحیح دریافت می کنند: به موقع، دقیق، راحت، ایمن و مرتبط. این امر به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا ارزش تعامل با مشتری را به حداکثر برسانند و هزینه‌ها و ریسک‌های مرتبط با یک فرآیند نسبتاً پیچیده را به حداقل برسانند.

ویژگی های مشترک سیستم های مدیریت مکاتبات

در حالی که سیستم‌های مدیریت مکاتبات از نظر ویژگی‌ها و قابلیت‌های یکپارچه‌سازی بومی متفاوت هستند، راه‌حل‌های خوب مدیریت مکاتبات باید برخی از ویژگی‌های اصلی مشترک مانند:

سامانه مکاتبات اداری: مکاتبات مبتنی بر کاغذ همچنان بخش عمده ای از مکاتبات تجاری را تشکیل می دهد، اگرچه در حال کاهش است، راه حل باید توانایی ضبط مکاتبات کاغذی ورودی و همچنین مکاتبات دیجیتال را داشته باشد.

ذخیره‌سازی مکاتبات: یک راه‌حل مکاتبات خوب باید بتواند مکاتبات ورودی و خروجی را به شیوه‌ای ایمن و سازگار ذخیره کند. همچنین، برخی از مکاتبات باید مطابق با مقررات صنعت برای اهداف حسابرسی مدیریت شوند.

مدیریت فرآیند: یک سیستم مدیریت مکاتبات باید بتواند مکاتبات را به مناسب ترین فرد یا تیم در یک سازمان برای پردازش آن هدایت کند.

مدیریت ارتباطات: یک راه حل باید بتواند ارتباطات خروجی را در کاغذ سنتی یا در قالب ایمیل ایجاد کند و خروجی باید با نیازهای شخصی که برایش ارسال می شود شخصی سازی شود.

یکپارچه سازی ECM: معمولاً مکاتبات باید در چارچوب یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی مشاهده شود. بنابراین راه حل باید دارای یکپارچگی مبتنی بر استاندارد باشد تا در صورت امکان این امکان را فراهم کند.

اطلاعات مدیریت: در حال حاضر سازمان ها عملکرد محدودی در برخورد با مکاتبات تجاری دارند. راه حل نیاز به ارائه این اطلاعات دارد تا سازمان ها بتوانند عملکرد خود و همچنین خدمات مشتریان خود را بهبود بخشند.

نه تنها یک سیستم مدیریت مکاتبات با این ویژگی‌ها مزایایی مانند کاهش هزینه، کارایی فرآیند و بهبود انطباق را ارائه می‌کند، بلکه بستری را نیز برای سازمان فراهم می‌کند تا تعامل با ذینفعان خود را متحول کند.