نرم افزار بایگانی اداری

نرم افزار بایگانی اداری

با گذشت زمان، اسناد تجاری مهم مانند نامه ها، قراردادها یا اسناد پروژه می توانند به حجم قابل توجهی برسند و فضای ذخیره سازی گرانبها و گرانی را اشغال کنند، در حالی که جستجوی دستی داده های مربوطه می تواند مقدار فوق العاده ای از زمان کارمندان را صرف کند. نرم افزار بایگانی اداری به سازمان ها کمک می کند تا در هزینه های تسهیلات صرفه جویی کنند، ساعات کاری را کاهش دهند و با تبدیل اسناد تجاری به سوابق دیجیتالی که می توانند به صورت الکترونیکی بایگانی شوند، به طور موثر مدیریت شوند و به آسانی به آنها دسترسی پیدا کرد، به طور قابل توجهی فرآیندهای تجاری را سرعت بخشند.

دسترسی سریع و «هرجا» به اسناد تجاری ذخیره شده دیجیتالی

نرم افزار بایگانی اداری به طور خودکار تمام مکاتبات، فایل‌های چاپی، ایمیل‌ها، اسناد اداری و نامه‌های فکس را به اسناد دیجیتالی مانند PDF/فایل‌های PDF/A-فشرده شده، قابل جستجو و فهرست‌شده تبدیل می‌کند. مناسب برای آرشیو طولانی مدت، فایل ها در اندازه کوچک با کیفیت بصری بالا هستند. آنها به راحتی در دستگاه های الکترونیکی مختلف قابل خواندن هستند، به راحتی از مکان های دور قابل دسترسی هستند و می توانند به صورت مرکزی در کتابخانه های دیجیتال، آرشیوهای الکترونیکی یا در سیستم های مدیریت اسناد بایگانی شوند.