با روند مداوم دیجیتال سازی، مردم مایلند کار مبتنی بر کاغذ خود را کاهش دهند و انتظار دارند از هر کجا و در هر زمان به اسناد مهم خود دسترسی داشته باشند.

سیستم های مدیریت اسناد بهترین راه حل برای آسان کردن این کار هستند. PDF Readers بهترین نمونه از یک سیستم مدیریت اسناد است که از طریق آن می توانید به فایل PDF به صورت آفلاین دسترسی داشته باشید و آن را ذخیره کنید تا آن را در هر زمان و در هر مکان مشاهده و حتی چاپ و منتشر کنید.

سیستم های مدیریت اسناد همچنین به عنوان سیستم مدیریت محتوا شناخته می شود و به طور گسترده به عنوان جزء مدیریت محتوای سازمانی (ECM) در نظر گرفته می شود. این مربوط به مدیریت رکورد، گردش کار، مدیریت دارایی دیجیتال و غیره است.

مدیریت اسناد را می توان روشی تعریف کرد که توسط سازمان ها برای مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی استفاده می شود.

رهنمودهایی برای درک بهتر مدیریت اسناد:

• ویرایش همزمان اما جداگانه اسناد برای جلوگیری از تضاد بازنویسی.
• برای بازگشت به آخرین نسخه دقیق سند در صورت بروز هرگونه خطایی.
• کنترل نسخه برای تمایز بین دو نسخه مختلف.
• بازسازی اسناد.

امروزه، مدیریت اسناد از یک برنامه کاربردی کوچک مستقل تا پیکربندی‌های سازمانی در مقیاس بزرگ که ویژگی‌های پر کردن اسناد استاندارد را در بر می‌گیرد، در دسترس است.

آن ویژگی ها عبارتند از:

• محل ذخیره سازی
• امنیت و کنترل دسترسی
• حسابرسی و نمایه سازی
• طبقه بندی، جستجو و بازیابی
• ادغام با برنامه دسکتاپ

سیستم های مدیریت اسناد

سیستم مدیریت اسناد به مدیریت و دسترسی به اسناد به صورت الکترونیکی اشاره دارد.

سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی اسناد دیجیتال ایجاد شده با استفاده از Microsoft Office Suite و نرم‌افزار حسابداری مانند CAD و غیره را مدیریت و کنترل می‌کنند.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید شامل اجزای زیر باشد تا کارایی آن ثابت شود:

• واردات: برای باز کردن یک سند جدید در سیستم.
• ذخیره سازی: برای نگهداری فایل های سیستم و استفاده از فضای ذخیره سازی.
• هویت: برای بازیابی اسناد با دقت با اختصاص نمایه ها.
• Export: برای حذف موارد از سیستم.
• امنیت: محافظت از رمز عبور روی فایل های خاص برای کاربران مجاز.