نرم افزار بایگانی اسناد

دلایل  انتخاب نرم افزار بایگانی اسناد:

حذف کاغذ

نرم افزار بایگانی اسناد  به شما این امکان را می دهد که داده های خود را در قالب الکترونیکی ذخیره کنید و نسخه های کاغذی را بی نیاز کنید.

یافتن سریع

با نرم افزار بایگانی اسناد ، می توانید اسناد را به سرعت و کارآمد پیدا کنید، حتی بین سیستم های مختلف و مکان های ذخیره سازی دیگر.

حفظ نسخه های سند

همه تغییرات را ردیابی کنید، ببینید چه کسی محتوا را ویرایش کرده است و در صورت نیاز به راحتی به نسخه قبلی برگردید.

گردش کار را به اسناد اضافه کنید کار

اداری را با جریان های کاری که از فرآیندهای کسب و کار شما پشتیبانی می کند به صورت خودکار انجام دهید و به کارمندان اجازه دهید روی کارهایی تمرکز کنند که ارزش واقعی اضافه می کند.

مدیریت اسناد مستقل

از موقعیت مکانی مکان یک سند را فراموش کنید، پوشه ها اضافی می شوند زیرا نرم افزار بایگانی اسناد همه چیز درباره "چی" و سند است و نه محل ذخیره آن.

ابرداده ها

نرم افزار بایگانی اسناد آینده هستند که از رویکرد ابرداده برای ذخیره سازی اسناد استفاده می کنند، که به معنی تعداد نامحدودی از امکانات در مدیریت، ایمن سازی و یافتن اسناد است.

اسناد موجود در هر زمان و هر مکان

با نرم افزار بایگانی اسناد می‌توانید به تمام اسناد سازمان در همه صفحه‌ها و دستگاه‌ها دسترسی داشته باشید، حتی بدون اینترنت.

نرم افزار مدیریت اسناد از اسناد محافظت می کند و دسترسی را کنترل می کند

در هر شرکتی، باید اطمینان حاصل کنید که افراد مناسب به اسناد خاصی دسترسی دارند. مدیریت حقوق کاربر و دسترسی در یک ساختار پوشه سنتی به منابع و کارهای دستی نیاز دارد، به ویژه زمانی که تغییراتی در سازمان رخ می دهد.

نرم افزار بایگانی اسناد روشی بهتر و بدون دردسر برای مدیریت دسترسی به اسناد ارائه می دهد.

حقوق دسترسی در نرم افزار بایگانی اسناد پویا و مبتنی بر ابرداده است. حقوق می تواند بر اساس معیارهای مختلفی باشد، مانند نوع سند، پروژه یا پرونده ای که به آن مربوط می شود یا وضعیت سند. هنگامی که تغییراتی در سازمان یا بخش‌ها رخ می‌دهد، حقوق نیز به طور خودکار تغییر می‌کند. بنابراین اسناد همیشه در دسترس افراد مناسب هستند.

با نرم افزار مدیریت اسناد می توانید اسناد را با سرعت برق پیدا کنید

ذخیره سازی اسناد به گونه ای که همکاران شما بتوانند آنها را پیدا کنند می تواند کار بسیار خوبی باشد. نمی توان فهمید که آیا همکار شما قرارداد را در پوشه مشتری، پوشه پروژه یا در پوشه قرارداد ذخیره کرده است.

در M-Files، اسناد همیشه در یک گاوصندوق ذخیره می‌شوند و با ویژگی‌های ابرداده توصیف می‌شوند. به جای انتخاب پوشه، فقط باید بدانید که چه نوع سندی را ذخیره می کنید و آن را به مشتری یا پروژه مناسب پیوند دهید.

شما می توانید با ایجاد نماهای پویا که اسناد و سایر اطلاعات را بر اساس معیارهای انتخاب شده نمایش می دهد، محتوا را سازماندهی کنید: برای مثال بر اساس مشتری، پروژه، تاریخ انقضا، نوع سند یا نویسنده. میانبر "آخرین اسناد" به شما امکان می دهد اسنادی را که با آنها کار کرده اید را خیلی سریع پیدا کنید. علاوه بر این، تمام مطالب برای جستجوی متن کامل نمایه می شوند.

این باعث می‌شود نرم افزار بایگانی اسناد    تضمین می‌کند دیگر زمانی را برای جستجوی اسناد صرف نخواهید کرد.

به لطف سیستم مدیریت اسناد، همیشه آخرین و صحیح ترین نسخه

در یک محیط سنتی مبتنی بر پوشه، مدیریت نسخه‌های سند می‌تواند کار دلهره‌آوری باشد. یک نسخه در پوشه شبکه، یکی در صندوق ورودی ایمیل شما، یکی در دسکتاپ شخص دیگری و غیره است.

با نرم افزار بایگانی اسناد شما همیشه یک نسخه فعلی از هر سند دارید. همه با یک نسخه کار می کنند و تاریخچه نسخه به طور خودکار ذخیره می شود. بنابراین هنگامی که سند مورد نیاز خود را پیدا کردید، همیشه می دانید که آخرین نسخه و صحیح است.

اشتراک گذاری هوشمند و همکاری آسان

با نرم افزار بایگانی اسناد ، همکاری و به اشتراک گذاری اسناد با همکاران، شرکا، مشتریان و سایر طرف های خارجی ساده و کارآمد است.

می‌توانید پیوندی به فایل را در نرم افزار بایگانی اسناد  به اشتراک بگذارید، بدون اینکه نیازی به ارسال یک کپی واقعی از فایل باشد، و اطمینان حاصل کنید که همه به آن نسخه معمولی دسترسی دارند. این پیوندها حتی می تواند با افراد خارجی کهنرم افزار بایگانی اسناد  ندارند به اشتراک گذاشته شود.

ابزارهای همکاری یکپارچه، مانند حاشیه نویسی، هم نویسندگی را ساده و کارآمد می کند. و می توانید از هر دستگاهی، حتی تلفن همراه، برای همکاری در اسناد استفاده کنید.

پشتیبانی از انواع اسناد

نرم افزار بایگانی اسناد از همه فرمت های سند از فایل های Microsoft Office گرفته تا رایج ترین فرمت های تصویر و فایل های اتوکد پشتیبانی می کند.

  

اسناد همیشه در هر دستگاه

مدیریت اسناد خارج از ساعات اداری همیشه آسان نیست.

نرم افزار بایگانی اسناد روی هر دستگاهی کار می کند، بنابراین می توانید از دستگاه تلفن همراه خود برای دسترسی و کار با اسناد در پوشه های شبکه استفاده کنید. دسترسی بی نظیر به اطلاعات مربوطه از طریق نرم افزار بایگانی اسناد  انعطاف پذیری را در فرآیندهای تجاری شما فراهم می کند،