مدیریت اسناد

EDMS چیست?

EDMS یا سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی ، نرم افزاری است که برای متمرکز کردن اسناد و مدارک مربوط به یک سازمان طراحی شده است ، در نتیجه جایگزین سیستم های دستی می شود و هدف آن  ارائه یک پایگاه واحد از اسناد و مدارک  سازمان است که می تواندئ کارها را  ساده کرده و در نهایت منجر به کارآیی در سازمان شود.

EDMS چه کاری می تواند انجام دهد؟

کسب و کارها و سازمان ها دریافتند که یک سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات که خوب طراحی و به درستی پیاده سازی شده باشد می تواند به کاربران آنها در مقابله با برخی از کارهای اضافی ، پیش پا افتاده و مستعد خطا در عملیات روزانه کمک کند. با استفاده از ویژگی های قوی سیستم مکاتبات اداری و نامه نگاری ، کارکنان سریعتر و کارآمدتر کار می کنند.

ویژگیهای سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد:

دسترسی فوری به اطلاعات و اسناد مربوطه مستقیماً در مرمرگر کامپیوتر یا  تلفن همراه

ثبت موقعیت و  رابطه بین اسناد الکترونیکی و  و فضاها یا اسناد  فیزیکی

به اسناد دقیق و کامل - صرف نظر از منبع و قالب - تنها با چند کلیک دسترسی پیدا میکنید

ارائه کنترل نسخه سند و مدیریت محتوا برای جلوگیری از کار کاربران روی  نسخ قدیمی یک سند

اطمینان حاصل می کنید که کاربران به اسناد کامل و به روز مطابق با سفارش کاری و نوع کاربر خود دسترسی دارند

حفظ کیفیت اسناد فیزیکی  و امکان ثبت  فراداده ها در یک سیستم واحد

در حقیقت EDMS چیزی بیشتر از یک فولدر  بایگانی دیجیتال است. این سیستم یک سازمان دهنده ، توزیع کننده و یکپارچه کننده اسناد است که فرآیندها را ساده کرده و به تیم شما اجازه می دهد تا از داده های شما استفاده کند .