ارزیابی عملکرد پرسنل
مدیریت فرآیند کسب و کار در سال 2023
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یکی از مهم ترین اجزای هر استراتژی تجاری است. به گفته گارتنر ، BPM می تواند موفقیت پروژه را تا 70 درصد بهبود بخشد. این به شما کمک می کند تا با اتخاذ تصمیمات درست در زمان مناسب، کاهش هزینه ها و افزایش درآمد به مزیت رقابتی دست یابید. علاوه بر این، BPM یک رویکرد استراتژیک است که تمام جنبه های فرآیندهای سازمان شما، از برنامه ریزی و طراحی گرفته تا اجرا و اجرا را در بر می گیرد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این موضوع حیاتی به خواندن ادامه دهید.
تعریف BPM
BPM یک استراتژی است که به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای تجاری خود را بهبود بخشند. BPM برای بهبود کارایی و اثربخشی، کاهش هزینه، مدیریت ریسک و به حداقل رساندن ضایعات با افزایش سیستماتیک فرآیندهای تجاری استفاده می شود. این شامل تجزیه و تحلیل، طراحی، پیاده سازی و مدیریت فرآیندهای تجاری در سراسر سازمان است. BPM را می توان مهندسی فرآیند کسب و کار (BPE) نیز نامید.
هدف BPE این است که افراد شما را با اهداف سازمانی از طریق نقش های به خوبی تعریف شده در یک سیستم مجهز به فناوری اطلاعات هماهنگ کند که از فعالیت های بهبود مستمر مانند توسعه محصول جدید یا ارائه خدمات به مشتری پشتیبانی می کند.
انواع مختلف BPM
BPM یک اصطلاح گسترده برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری است. با ظهور هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، BPM در حال افزایش محبوبیت است زیرا به شرکت ها اجازه می دهد تا از داده های موجود خود بهتر استفاده کنند، مشکلات احتمالی را قبل از وقوع شناسایی کنند و تصمیمات آگاهانه تری بگیرند.
BPM دارای سه دسته اصلی است:
- ادغام
- انسان
- فرآیندهای مستندسازی
مدیریت فرآیند کسب و کار یکپارچه به ترکیب ساختار یافته فرآیندهای یک شرکت می پردازد، در حالی که BPM انسانی و اسناد مربوط به جنبه های عملی فرآیندهای تجاری است.
یکپارچه سازی BPM همچنین داده ها را از یک سیستم به سیستم دیگر با استفاده از یک هاب پردازشی که بین برنامه های متعدد واسطه می شود، تبدیل می کند. در مقابل، BPM انسانی از نرمافزار گردش کار برای کمک به کارمندان برای انجام کارآمدتر کارها استفاده میکند و BPM سند به کاربران کمک میکند تا قبل از تصمیمگیری برای سرمایهگذاری، تحقیقات بازار را درک کنند.
BPM در مقابل BPA
BPM و BPA یکسان نیستند. BPM یک روش مدیریت فرآیند است، در حالی که BPA یک ابزار اتوماسیون است که می تواند برای مدیریت فرآیندهای تجاری استفاده شود. تفاوت اصلی این است که BPM بر بهبود فرآیند موجود تمرکز دارد، در حالی که BPA فرآیندهای دستی موجود را خودکار می کند و آنها را کارآمدتر می کند.
ابزارهای BPM شامل مواردی مانند سیستمهای مدیریت گردش کار یا نرمافزار مدیریت وظایف هستند که به شما کمک میکنند گردش کار شرکت خود را سازماندهی کنید تا کارآمدتر و سادهتر شود.
به عنوان مثال: اگر چندین نفر در یک پروژه به طور همزمان کار می کنند (مثلاً دو طراح با هم کار می کنند)، استفاده از ابزاری مانند Trello به هر دو طراح این امکان را می دهد که بدون داشتن هیچ مشکلی در ارتباط، ببینند که تاکنون روی چه چیزی کار کرده اند. ; این از تاخیرهای غیرضروری در زمان تکمیل پروژه جلوگیری می کند زیرا همه دقیقاً می دانند که در مرحله بعد چه کاری باید انجام شود.
BPM در مقابل مدیریت پروژه
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد استراتژیک برای مدیریت فرآیندهایی است که هدف آنها ارزش بلندمدت است. از سوی دیگر، مدیریت پروژه بیشتر ماهیت تاکتیکی و کوتاه مدت دارد.
BPM شامل یک دید کلی از جریان های کاری یک سازمان از انتها به انتها - و اغلب در چندین بخش یا بخش - است در حالی که مدیریت پروژه بر وظایف فردی در یک حوزه خاص تمرکز در گردش کار گسترده تر یک سازمان متمرکز است.
به عنوان مثال: اگر در حال کار بر روی بهبود خدمات مشتری در شرکت خود هستید، استراتژی BPM شما تمام جنبه های تعامل مشتریان با شرکت شما را در نظر می گیرد - از تماس اولیه تا تحویل یا خدمات پس از آن - در حالی که پروژه شما به طور خاص بر روی بهبود تماس متمرکز می شود. عملکرد نمایندگان مرکز در طول تعامل با مشتری
روش BPMN
نشانگذاری مدلسازی فرآیند کسبوکار (BPMN) استانداردی برای مدلسازی فرآیندهای تجاری است. این دستور نحوی را برای ایجاد مدلهای فرآیندی تعریف میکند که نشاندهنده نحوه انجام کار یک سازمان است.
BPMN از گره ها و خطوط اتصال برای نمایش فعالیت ها، تصمیمات و فرآیندهای فرعی استفاده می کند. گره ها همچنین می توانند برای توصیف گروه هایی از وظایف یا رویدادهای مرتبط استفاده شوند. هر گره نشان دهنده یک فعالیت یا رویداد است که توسط شخصی در سازمان شما تکمیل شده است - به عنوان مثال: "تأیید گزارش هزینه"، "تماس با مشتری" یا "ایجاد یک فاکتور".
خطوط رابط فعالیت های مختلف را به دنباله ای از مراحل متصل می کند که باید برای تکمیل موفقیت آمیز فرآیند اجرا شوند - برای نشان دادن: "تأیید اطلاعات در فرم" مستقیماً با "فرم درخواست بررسی" ارتباط دارد زیرا همیشه باید یک مرحله تأیید قبل از بررسی وجود داشته باشد. یک چیز دیگر.
چرا BPM؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) روشی برای ساختاردهی فعالیت های تجاری شماست تا بتوانید به اهداف خود دست یابید، عملکرد را بهبود بخشید و ارزش سازمان خود را افزایش دهید.
BPM با کاهش کار دستی، خودکارسازی کارهای تکراری و کاهش خطاها به کاهش هزینه ها کمک می کند.
همچنین با ارائه چارچوبی برای آزمایش فرآیندهای جدید قبل از اجرا به به حداقل رساندن خطر کمک می کند. BPM می تواند با تسهیل تراکنش مشتریان با شما یا لذت بردن از تجربه آنها در هنگام معامله با شما، به افزایش رضایت مشتری کمک کند.
توجه به این نکته مهم است که BPM فقط مربوط به رایانه ها نیست، بلکه به افراد نیز مربوط می شود.
BPM مستلزم درک آنچه ذینفعان مختلف از تعاملات خود با یک سازمان میخواهند، به گونهای که آن ذینفعان بتوانند آنچه را که نیاز دارند، بدون وجود هیچ مانعی بین آنها و دستیابی به موفقیت (یا شکست) در هر وظیفهای که میخواهند انجام دهند، به دست آورند. زمان در چارچوب هر موقعیتی که ممکن است در طول آن تعاملات ایجاد شود.
چگونه BPM به تحول دیجیتال کمک می کند؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یکی از اجزای اصلی تحول دیجیتال است. به شما کمک می کند:
- فرآیندهای قابل تکرار و استانداردی را ایجاد کنید که می توانند در چندین برنامه و پلتفرم اعمال شوند. به عنوان مثال، فرض کنید یک فرآیند خدمات مشتری دارید که در یک برنامه یا پلتفرم به خوبی کار می کند. در نتیجه، روی سایر برنامهها و پلتفرمها نیز به خوبی کار میکند - از جمله برنامههایی که جدید هستند یا هنوز در حال توسعه هستند. این بدان معناست که وقتی تیمهای فناوری اطلاعات میخواهند خدمات یا محصولات جدیدی ایجاد کنند، نیازی به اختراع مجدد چرخ نیست. آنها می توانند از فرآیندهای موجود به عنوان مبنایی برای ایجاد فرآیندهای جدید استفاده کنند.
- اطمینان حاصل کنید که همه افرادی که در ارائه خدمات دخیل هستند، هر بار که با مشتریان یا شرکا در تعامل هستند، مراحل یکسانی را دنبال می کنند (و این به ویژه برای اهداف انطباق مهم است).
اولین گام در هر تحول دیجیتال، درک وضعیت فعلی کسب و کار شما و شناسایی فرآیندهایی است که حیاتی هستند و چگونه می توان آنها را بهبود بخشید. شما میتوانید این کار را با نگاه کردن به سیستمهای موجود مانند ERP یا CRM انجام دهید، اما همچنین مهم است که وارد میدان شوید و مستقیماً با مشتریان و کارمندانی که هر روز با آن سیستمها تعامل دارند صحبت کنید.
یکی دیگر از مزایای BPM این است که یک رویکرد مقیاس پذیر برای تحول دیجیتال ارائه می دهد.
می توانید با یک پروژه کوچک شروع کنید و سپس اگر به خوبی کار می کند، آن را افزایش دهید. این بدان معنی است که برای سازگاری فرآیندهای تجاری خود با یکدیگر، نیازی به ایجاد زیرساخت های فناوری جدید یا یکپارچه سازی سیستم ندارید – می توانید از همان فرآیند در چندین برنامه و پلتفرم استفاده کنید.
چرخه عمر BPM
چرخه عمر BPM دارای پنج مرحله است:
- شروع
- تحلیل و بررسی
- طرح
- توسعه
- گسترش
سه مرحله اول بر درک آنچه در سازمان شما برای رسیدگی به مشکلات یا فرصت های تجاری لازم است تمرکز دارد. در این مراحل، فرصتهای بالقوه بهبود فرآیند را شناسایی میکنید و سپس آنها را بر اساس امکانسنجی آنها قبل از رفتن به مرحله بعدی تجزیه و تحلیل میکنید.
مرحله چهارم شامل ایجاد یک برنامه دقیق برای اجرای راه حل(های) انتخابی شما می باشد. این شامل نوشتن مشخصات برای هر فرآیندی است که دوباره طراحی میشود تا توسعهدهندگان بدانند هنگام ساخت برنامههای نرمافزاری جدید یا سیستمهایی که این فرآیندها را در آینده (یعنی در حین استقرار) پشتیبانی میکنند، دقیقاً چه کاری باید انجام دهند.
سرانجام استقرار فرا می رسد - اینجا جایی است که با نصب فناوری های جدید خود در محیط های تولید، تمام برنامه های خود را عملی می کنید.
استراتژی BPM
قبل از شروع کار با BPM، ضروری است که تنگناهایی را که دارید به درستی تعریف کنید.
هنگام تعیین اهداف خود، مطمئن شوید که بلندپروازانه اما واقع بینانه در مورد آنچه می توان در 1 تا 3 ماه به دست آورد (یا اگر بیشتر از سه ماه است، آن را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید). اگر روشهای ملموسی برای سنجش موفقیت وجود داشته باشد، کمک میکند تا همه افراد درگیر بدانند چه زمانی به هدف خود رسیدهاند یا هنوز باید به آن دست یابند.
علاوه بر تعیین اهداف تناسب اندام شخصی مانند این دو مثال بالا، برخی از کسبوکارها از نرمافزار BPM نیز استفاده میکنند، زیرا میخواهند کارکنان در تمام سطوح یک سازمان با یکدیگر در جهت اهداف مشترکی مانند رضایت مشتری یا اهداف فروش همکاری کنند.
مزایای BPM
BPM می تواند به شما در دستیابی به اهداف زیر کمک کند:
- افزایش درآمد و افزایش رضایت مشتری. BPM میتواند به شما کمک کند تا ناکارآمدیها را در فرآیند کسبوکار خود شناسایی کرده و از بین ببرید، که منجر به گردش کار سادهتر و مشتریان راضیتر میشود. علاوه بر این، اگر به دنبال استفاده از فناوریهای دیجیتال مانند هوش مصنوعی و اتوماسیون هستید، BPM میتواند به شما در پیادهسازی این ابزارها و ادغام آنها در فرآیندهای موجود کمک کند.
- کاهش هزینه ها با بهبود بهره وری سازمانی از طریق تصمیم گیری هوشمندانه تر بر اساس تجزیه و تحلیل داده های زمان واقعی (یا "هوش بیدرنگ"). فرآیندهایی که از طریق BPM خودکار شدهاند، سریعتر از فرآیندهای دستی هستند، زیرا کمتر به ورودیهای انسانی متکی هستند – و این پساندازها مستقیماً بهصورت قیمتهای پایینتر یا خدمات با ارزش افزوده بیشتر (مانند توصیههای شخصی) به مشتریان منتقل میشوند.
بهترین روش های BPM
BPM Best Practices مجموعه ای از دستورالعمل ها و توصیه ها برای اجرای BPM است. آنها نحوه اجرای BPM را به طور مداوم و موثر و از طریق مجموعه ای از استانداردها تعریف می کنند.
بهترین روش های BPM موارد زیر را راهنمایی می کند:
- مدلسازی فرآیند، از جمله استفاده از نمادهای استاندارد و استانداردهایی مانند نمادگذاری مدلسازی فرآیند کسبوکار (BPMN)، زبان مدلسازی یکپارچه (UML)، زبان جریان خدمات وب (WSFL) و غیره.
- اجرای فرآیند، از جمله فناوریهای اتوماسیون فرآیند مانند موتورهای گردش کار یا موتورهای قوانین.
- گزارش هوش تجاری در مورد معیارهای عملکرد فرآیند مانند زمان چرخه یا هزینه هر واحد تولید شده.
موارد استفاده BPM
شما می توانید از موارد استفاده BPM برای بهبود عملکرد فرآیندهای تجاری خود و افزایش کارایی سازمان خود استفاده کنید. موارد استفاده BPM یک جزء حیاتی در هر استراتژی BPM است. آنها با بهبود حاشیه، کاهش هزینه ها و بهبود رضایت مشتری به شما کمک می کنند به مزیت رقابتی دست یابید.
چند نمونه از موارد استفاده BPM عبارتند از:
- خودکارسازی کارهای دستی که در حال حاضر توسط کارمندان (یا پیمانکاران) انجام می شود که به آموزش در مورد نحوه انجام وظایف خاص با دانش محدود در مورد آنچه که باید انجام شود یا چرا باید انجام شود نیاز دارند.
- تجزیه و تحلیل فرآیندهای فعلی، بنابراین شما می دانید که در کجا برای بهبود وجود دارد
به عنوان مثالی دیگر، BPM ابزاری قدرتمند برای کمک به تیم های منابع انسانی در مدیریت فرآیندهای انتقال کارکنان، سوار شدن به هواپیما و خارج شدن از کشتی است. با BPM، مدیران منابع انسانی در هر مرحله از فرآیند استخدام، از ابتدا تا انتها، قابل مشاهده هستند. این به آنها اجازه میدهد ببینند که در کجا پیشرفتها میتوانند اهداف را برآورده کنند و کارمندان را راضی نگه دارند.
علاوه بر این، BPM یک رشته گسترده است که می توانید از آن برای بهبود همه جنبه های تجارت استفاده کنید، و امور مالی نیز از این قاعده مستثنی نیست. BPM به سازمانهای مالی اجازه میدهد تا زمان لازم برای اجرای وظایف روزمره مانند تطبیق حسابها را به میزان قابل توجهی کاهش دهند و در عین حال دقت گزارشهای مالی را به حداکثر برسانند. فرآیندهای کارآمدتر همچنین خطر را در طول فرآیند آشتی به حداقل می رساند.
همچنین BPM می تواند با ارائه راهی برای سازماندهی و ساده سازی سفر مشتری به بخش فروش کمک کند. این بدان معناست که تیم فروش میتواند بر خدمات مشتری، بهبود قیف فروش و کسب درآمد با منابع کمتر نسبت به قبل تمرکز کند.
با BPM به مزیت رقابتی دست یابید
BPM یک جزء حیاتی در هر استراتژی تجاری است. این به شما کمک می کند تا به مزیت رقابتی دست یابید و شما را قادر می سازد سریعتر و کارآمدتر از رقبای خود که ممکن است هنوز در فناوری های BPM سرمایه گذاری نکرده اند، پاسخ دهید.
با این وجود، BPM فقط در مورد خودکار کردن فرآیندها نیست. این در مورد بهبود نتایج کسب و کار است.
ابزارهای BPM برای کمک به سازمانها در مدیریت تغییر و فرآیند تغییر طراحی شدهاند و به آنها اجازه میدهند کارایی را بهبود بخشند، هزینهها را کاهش دهند و خطرات مرتبط با فناوریهای جدید یا تغییرات نظارتی که بر عملیات آنها تأثیر میگذارد را کاهش دهند.
به طور خلاصه
امیدواریم اطلاعات این مقاله مفید بوده باشد. همانطور که در اینجا دیدیم، بسیاری از جنبههای مختلف BPM وجود دارد که میتوانید برای بهبود سازمان خود و اجرای کارآمدتر آن پیادهسازی کنید – و ما فقط سطح را خراشیدهایم.