نرم افزار مدیریت گردش کار

اتوماسیون گردش کار فرآیند ایجاد گردش کار دیجیتال خودکار برای ساده‌سازی و ساده‌سازی فرآیندهای تجاری است. این شامل ترکیبی از نرم‌افزار، سخت‌افزار و خدمات برای تعریف، طراحی، زمان‌بندی، راه‌اندازی و اجرای دنباله‌ای از وظایف است. هدف اصلی اتوماسیون گردش کار، بهبود کارایی با جایگزینی فرآیندهای دستی زمان‌بر با فرآیندهای خودکار است.

اتوماسیون گردش کار چگونه کار می کند؟

با اتصال سیستم‌های متفاوت به یکدیگر به شیوه‌ای خودکار، اتوماسیون گردش کار می‌تواند دید سرتاسری را در تمام جنبه‌های عملیات یک کسب‌وکار فراهم کند. این سطح از دید، تصمیم گیری و مسئولیت پذیری را برای همه بخش ها بهبود می بخشد. 

اتوماسیون گردش کار معمولاً از سه جزء کلیدی تشکیل شده است:

1. یک ویرایشگر کشیدن و رها کردن با کد کم که به کاربران امکان می دهد گردش کار خودکار خود را ایجاد کنند 
2. یک موتور فرآیند که منطق گردش کار را اجرا می کند
3. مجموعه ای از کانکتورها که کاربران را قادر می سازد تا سیستم های خود را به منظور تبادل داده متصل کنند

این مؤلفه‌ها را وارد کار کنید، و اتوماسیون گردش کار طیف وسیعی از موارد استفاده را در کل سازمان شما دارد. مراقب این نوع وظایف باشید که برای اتوماسیون آماده هستند: 

• کارهای تکراری مانند ورود اطلاعات
• بایگانی سند
• استخراج داده ها
• مدیریت پایگاه داده
• پشتیبانی مشتری
• مدیریت موجودی
• تجزیه و تحلیل روند مشتری

خط آخر: اتوماسیون به شما این امکان را می‌دهد که روی مهم‌ترین چیزها تمرکز کنید - مشتریانتان - و در عین حال کارهایی را که اهمیت کمتری دارند اما هنوز باید انجام دهید را پشت سر بگذارید.

مزایای اتوماسیون گردش کار چیست؟

گردش کار به شما کمک می کند تا وظایف را سازماندهی و تجسم کنید. آن‌ها می‌توانند وظایفی باشند که توسط افراد یا نرم‌افزار انجام می‌شوند – مانند تأیید مدیر یا رباتی که جزئیات مشتری را از قرارداد استخراج می‌کند. هر کار به یک نقطه راه برای یک سیستم خودکار تبدیل می شود تا قبل از حرکت به جلو یک فرآیند تکمیل شود. 

گردش کار همچنین به شما این امکان را می دهد که اعلان ها را تنظیم کنید تا اعضای تیم بدانند چه زمانی برای یک مورد در فرآیند گردش کار مورد نیاز است. این کار باعث می‌شود همه در هر زمان معین در مورد اتفاقاتی که در بخش پروژه‌شان می‌افتد مطلع شوند - و تضمین می‌کند که هیچ چیز از بین نرود.

اتوماسیون گردش کار به سازمان ها کمک می کند:

• کاهش هزینه های
• افزایش کارایی
• خطاها را به حداقل برسانید
• دستیابی به استانداردسازی فرآیند
• خدمات مشتری را بهبود بخشید
• افزایش تصمیم گیری

بیایید بررسی کنیم که چگونه هر یک از این مزایا می تواند سازمان شما را تقویت کند. 

کاهش هزینه های

اتوماسیون گردش کار همچنین به سازمان ها کمک می کند تا هزینه ها را کاهش دهند . چگونه؟ 

• از بین بردن عادات خرج کردن (مانند چاپ اسناد غیر ضروری!)
• مشخص کردن وظایف اضافی
• درک تعداد اعضای تیم واقعاً برای یک تکلیف معین - و تغییر مسیر منابع در صورت لزوم
• شناسایی مدت زمان فرآیندها
• تبدیل کارهای تکراری و پر زحمت به نرم افزارها و روبات ها 
• خروجی با کیفیت بالاتر، دوباره کاری پرهزینه را کاهش می دهد

با بینش های جدید در مورد نحوه عملکرد سازمان شما، حوزه های بیشتری را که برای بهینه سازی هزینه آماده شده اند، کشف خواهید کرد. 

افزایش کارایی

اتوماسیون کارایی سازمان را بهبود می بخشد . بسیاری از وظایف دنیوی مدیریت مانند ورودی داده و بایگانی اسناد را بر عهده می گیرد تا کارمندان بتوانند روی استراتژی سطح بالاتر تمرکز کنند. به جای صرف ساعت ها در جزئیات روزانه مانند به روز رسانی صفحات گسترده و ارسال فاکتورها، یک سیستم خودکار این کار را در چند ثانیه انجام می دهد. تیم شما می تواند وقت و انرژی خود را صرف پروژه های مهم تر کند.

خطاها را به حداقل برسانید

خودکارسازی گردش کار می تواند خطای انسانی را کاهش دهد و دقت داده ها را بهبود بخشد . 

هنگامی که اتفاقی در سیستم شما می افتد (یعنی مشتری سفارشی را ارسال می کند)، سیستم به طور خودکار مرحله بعدی را در آن گردش کار اجرا می کند (یعنی یک ایمیل تأیید برای آنها ارسال می کند و موجودی به روز می کند). 

اتوماسیون با انجام کارهای محاسباتی به کاهش نرخ خطا کمک می کند. به عنوان مثال، شرکت ها ممکن است سرمایه گذاری در راه حل های نرم افزاری اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) را در نظر بگیرند. وظایفی که کارمندان به راحتی می توانند فراموش کنند یا داده هایی که ممکن است اشتباه تایپ کنند به دنباله ای محفوظ تبدیل می شود که احتمال خطاهای دستی را از بین می برد. 

علاوه بر این، برخی از ابزارهای اتوماسیون را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که قبل از تکمیل یک اقدام، بررسی های بیشتری را انجام دهند - که خطر خطاها را در طول فرآیند کاهش می دهد. 

دستیابی به استانداردسازی فرآیند

یک چالش برای سازمان های مدرن، تدوین دانش نهادی یا روش ارجح برای انجام مشاغل مختلف است.  

فناوری اتوماسیون گردش کار با استاندارد کردن نحوه عملکرد داخلی آنها در بخش‌های مختلف، ایجاد سازگاری را برای کسب‌وکارها آسان‌تر می‌کند . سیستم‌های خودکار هر گام برداشته شده در هر مرحله از فرآیند را ثبت می‌کنند و بینش بیشتری را در مورد آنچه اتفاق می‌افتد به مدیران ارائه می‌دهند. این سطح از دید به مدیران کمک می کند تا هر گونه گلوگاه فرآیند یا زمینه هایی را که نیاز به بهبود دارند شناسایی کنند تا بتوانند اقدامات اصلاحی را برای بهبود سطوح عملکرد کلی انجام دهند.

استانداردسازی همچنین سطوح ارتباطات و اعتماد را بین بخش‌ها افزایش می‌دهد: همه می‌دانند که چگونه وظایف هر تیم بر کل کل تأثیر می‌گذارد.

خدمات مشتری را بهبود بخشید

بر کسی پوشیده نیست که خدمات مشتری مهم ترین جنبه هر کسب و کاری است. هرچه با مشتریان خود بهتر رفتار کنید، آنها خوشحال تر خواهند بود و احتمال بازگشت آنها بیشتر می شود.

فرض کنید یک مرکز تماس خدمات مشتریان با تماس های روزانه زیاد دارید. 

اتوماسیون گردش کار می تواند به طور خودکار تماس ها را بر اساس معیارهای خاصی مانند در دسترس بودن نماینده، مکان مشتری و نوع درخواست هدایت کند. این نوع اولویت بندی به این معنی است که مشتریان نیازی به انتظار طولانی مدت نخواهند داشت - و هیچ گونه ارتباط نادرستی در مورد اینکه چه کسی به پرونده آنها رسیدگی می کند وجود نخواهد داشت. 

به‌علاوه، گردش‌های کاری خودکار به شما کمک می‌کند با پیگیری هر تعامل با مشتری، از تماس اولیه تا حل‌وفصل، خدمات بهتری به مشتری ارائه دهید. این به شما این امکان را می‌دهد تا در مورد اینکه چه چیزی خوب کار می‌کند (و چه چیزی نیست) اطلاعات داشته باشید تا تعاملات آتی راحت‌تر و کارآمدتر از قبل پیش برود.

افزایش تصمیم گیری

در نهایت، اتوماسیون گردش کار می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری بر اساس بینش‌های هم‌زمان در مورد الگوهای داده در سیستم‌های خود بگیرند. داشبوردهای خودکار به کاربران این امکان را می دهند که به سرعت اطلاعات به روز در مورد عملیات خود را مشاهده کنند تا بتوانند به جای اینکه منتظر بمانند تا زمانی که مشکلات پیش بیاید، استراتژی ها را در همان لحظه تنظیم کنند. شما می توانید آینده سازمان خود را تحت کنترل داشته باشید و هرگز فرصتی را به دلیل تاخیر در گزارش دهی از دست ندهید. 

دستیابی به انطباق

اتوماسیون گردش کار نیز برای وظایف مربوط به انطباق یک موهبت است. از آنجایی که تضمین می کند همه مراحل به درستی هر بار دنبال می شوند، خطر خطای انسانی در طول مسیر کمی وجود دارد. این امر به ویژه برای مشاغلی مفید است که در صنایع تحت نظارت فعالیت می کنند، جایی که مطابق با قوانین و مقررات ضروری است. 

با اجرای صحیح ابزارهای اتوماسیون گردش کار، شرکت ها مطمئناً از مزایای فراوان آن بهره خواهند برد و در عین حال موفقیت و پتانسیل رشد خود را در درازمدت بیشتر می کنند.