edit

نرم افزار مدیریت فرآیندها

راهنمای مبتدیان برای پردازش هوشمند اسناد

اسناد بخش مهمی از زندگی روزمره ما هستند، چه در محل کار و چه در زندگی شخصی. ما برای برقراری ارتباط، ذخیره اطلاعات و تصمیم گیری به آنها متکی هستیم. با این حال، پردازش دستی اسناد می تواند زمان بر، مستعد خطا و پرهزینه باشد. خوشبختانه، تکنولوژی به کمک آمده است. را وارد کنید: پردازش هوشمند اسناد (IDP).

پردازش هوشمند اسناد چیست؟ 

IDP مجموعه‌ای از فناوری‌هایی است که پردازش اسناد را خودکار می‌کند و از قدرت هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و بینایی رایانه برای استخراج، تفسیر، طبقه‌بندی و تبدیل اطلاعات به داده‌های عملی استفاده می‌کند. 

راهی برای…

  • استخراج اطلاعات
  • دسته بندی اطلاعات
  • بازگرداندن آن داده های طبقه بندی شده تازه به فرآیندهای تجاری شما

یکی از مزایای کلیدی IDP توانایی آن در مدیریت انواع فرمت های اسناد بدون ساختار مانند تصاویر اسکن شده، PDF، ایمیل ها و ارائه ها است.

این بدان معنی است که سازمان ها می توانند پردازش اسناد مبتنی بر کاغذ و اسناد دیجیتال را به طور یکسان خودکار کنند و زمان و منابع مورد نیاز برای پردازش دستی آنها را کاهش دهند.

یکی دیگر از مزایای مهم IDP توانایی آن در یادگیری و بهبود در طول زمان است . الگوریتم‌های IDP دقیق‌تر و کارآمدتر می‌شوند زیرا سیستم اسناد بیشتری را پردازش می‌کند. فرآیند یادگیری به طور مداوم سرعت و دقت کلی را بهبود می بخشد.

پردازش هوشمند اسناد چگونه کار می کند؟

IDP را می توان برای خودکارسازی بسیاری از فرآیندهای مدیریت اسناد مانند موارد زیر استفاده کرد:

  • Employee Onboarding: IDP مراقب بررسی، تفسیر و استخراج داده‌ها از اسنادی است که به عنوان بخشی از فرآیند نصب کارمند آپلود می‌شوند، بنابراین هرگز نگران تأیید دستی اسناد پیوست نباشید.
  • افتتاح حساب: IDP اسناد را طبقه بندی می کند تا نمایندگان شما مجبور نباشند زمان ارزشمند خود را به صورت دستی برای تأیید اینکه آیا اسناد صحیح به عنوان بخشی از فرآیند افتتاح حساب آپلود شده اند تلف کنند. 
  • مدیریت قرارداد: IDP می تواند به طور خودکار مخازن قراردادها را اسکن کند تا تاریخ فسخ را بفهمد، ریسک را بر اساس زبان مورد استفاده در قرارداد ارزیابی کند، تشخیص دهد که آیا شرکت شما از حق بیمه های متعهد شده پیروی می کند یا خیر و موارد دیگر.  

نحوه کار به این صورت است: شرکتی را تصور کنید که فرآیندی دارد که هر ماه صورت‌های مالی را از صدها شرکت دریافت می‌کند و سپس باید محاسبات ریسک هر شرکت را به‌روزرسانی کند. شاید این شرکت این را به عنوان یک خدمت به سرمایه گذاران (مشتریان خود) ارائه دهد. متأسفانه، شرکت هایی که با آنها کار می کنند، مایل به انجام کارهای اضافی برای ارسال اطلاعات مالی خود در یک قالب استاندارد نیستند. در عوض، از برخی ایمیل‌ها، از دیگران برگه‌های اکسل و از بقیه فایل‌های PDF دریافت می‌کنند. شرکت برای انجام محاسبات خود باید اقلام خط بسیار خاصی را در P&L و ترازنامه پیدا کند.

IDP می تواند این مشکل را نجات دهد. همانطور که اسناد به IDP داده می شود، IDP به طور هوشمندانه یاد می گیرد که قالب های مختلف را تفسیر کند. مهم نیست که خط مورد نیاز در مکان دیگری در هر سند باشد. این مشکل با راه حل های OCR نسل قبلی است. آنها برای یافتن داده ها بر مختصات دقیق تکیه کردند و از این رو بسیار شکننده بودند. IDP برای یادگیری و تفسیر اسناد به هوش مصنوعی متکی است.  

به لطف IDP، این شرکت اکنون می تواند داده های مناسب را از چندین فرمت مختلف استخراج کند و سپس این داده ها را به عنوان داده های ساختاریافته در قالب جدیدی که برای شرکت ارزشمندتر است، قالب بندی کند. همه اینها را می توان تنها در چند دقیقه به جای هفته ها کار دستی که قبلاً استفاده می شد انجام داد. 

مزایای برتر IDP

پردازش هوشمند اسناد به صنایع از بانکداری تا آموزش عالی کمک می کند تا کنترل بر داده های خود را بهبود بخشند. تحلیلگران صنعت پیش بینی می کنند که بازار IDP از 1.1 میلیارد دلار در سال جاری به 5.2 میلیارد دلار تا سال 2025  خواهد رسید. پذیرندگان IDP از چه مزایایی بیشتر برخوردارند؟

1. افزایش دقت و سازگاری داده ها : IDP خطر خطای انسانی را در تفسیر دستی اسناد و سپس رونویسی داده ها به فرمت های دیگر حذف می کند. احتمال خطای انسانی را کاهش می دهد و دقت و سازگاری داده ها را بسیار بهبود می بخشد، که برای تصمیم گیری موثر و مدیریت ریسک بسیار مهم است. 

در ابتدایی‌ترین سطح، اطمینان از اینکه همه اسناد شما به صورت الکترونیکی ذخیره می‌شوند، راحت‌تر از زمانی که روی کاغذ ذخیره می‌شوند، مرتب هستند. 

2. بهره وری بهبود یافته: IDP فرآیند دستی بررسی داده های بدون ساختار را برای استخراج اطلاعات معنی دار خودکار می کند. این به کارکنان اجازه می دهد تا در کارهای با ارزش تری شرکت کنند که منجر به افزایش بهره وری و کارایی می شود. یک مزیت اضافه؟ بهبود رضایت شغلی برای کارمندانی که تشنه مسئولیت‌های معنادارتر هستند - یک نکته حرفه‌ای برای پرورش نیروی کار متعهدتر

3. افزایش رضایت مشتری: IDP زمان چرخش در فرآیندهای تجاری روبروی مشتری را که در آن اسناد مشتری نیاز به بررسی دارند، کاهش می دهد. اکنون می توان این بررسی را با سرعت و دقت بسیار بیشتری انجام داد. این می تواند کارمندان را آزاد کند تا روی سرویس دستکش سفید در مقابل ورود داده ها تمرکز کنند. این باعث بهبود رضایت مشتری و همچنین افزایش وفاداری و تکرار تجارت می شود.

4. داده های امن تر: پیکربندی را برای برآورده کردن الزامات امنیتی خاص، با اطمینان از اینکه اطلاعات حساس از دسترسی غیرمجاز محافظت می شود، پیکربندی کنید. علاوه بر توانایی تفسیر و استخراج داده ها، IDP همچنین می تواند اطلاعات حساس را به عنوان بخشی از بررسی خود پنهان کند تا کارمندان اضافی به زمینه های خاصی دسترسی نداشته باشند. این امر به ویژه برای سازمان هایی که اطلاعات شخصی حساس را مدیریت می کنند - مانند بانکداری یا مراقبت های بهداشتی بسیار مهم است. 

5. افزایش سرعت و مقیاس پذیری: از آنجایی که IDP می تواند حجم زیادی از اسناد را با استفاده از منابع محدود پردازش کند، بی نهایت مقیاس پذیر است. رشد را در بازارهای جدید تطبیق دهید و تعداد حساب‌هایی را که می‌توانید بدون افزایش تعداد حساب‌هایشان در اختیار داشته باشید، گسترش دهید.

6. صرفه جویی در هزینه: با خودکار کردن فرآیند زمان بر پردازش اسناد، IDP می تواند هزینه های مربوط به ورود دستی داده ها مانند نیروی کار، آموزش و تجهیزات را کاهش دهد. مهمتر از آن، با توجه به کمبود نیروی کار در سراسر جهان که بسیاری از صنایع را تحت تاثیر قرار می دهد، این فرآیند می تواند توسط هوش مصنوعی به جای یک کارگر انجام شود.

7. 100% سازگار بمانید: IDP می تواند انطباق با مقررات را با ایجاد فرآیندهای تجاری کارآمدتر و قابل پیش بینی تر بهبود بخشد. این امر انطباق کلی بهتری با الزامات نظارتی زیر را فراهم می کند:

  • GDPR (مقررات عمومی حفاظت از داده ها) یک قانون جدید اتحادیه اروپا است که سازمان ها را ملزم می کند تا از استانداردهای خاصی در مدیریت داده های شخصی پیروی کنند.
  • HIPAA (قانون قابل حمل و پاسخگویی بیمه سلامت) به ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی، شرکت های بیمه و سایر مشاغلی که با اطلاعات حساس پزشکی سر و کار دارند می خواهد تا از دسترسی غیرمجاز آنها محافظت کنند.
  • SOX (قانون Sarbanes-Oxley) به طور خاص برای شرکت های سهامی عام اعمال می شود و نحوه مدیریت شیوه های حسابداری خود را دیکته می کند.
  • PCI DSS (استاندارد امنیت داده صنعت کارت پرداخت) استانداردهای امنیتی را برای بازرگانی که کارت های اعتباری را به صورت آنلاین یا از طریق خطوط تلفن می پذیرند تعیین می کند.

کارشناسان پیش‌بینی می‌کنند که میزان داده‌هایی که به سازمان شما سرازیر می‌شود هر 90 روز دو برابر می‌شود . کسب‌وکارها از IDP استفاده می‌کنند تا از طغیان کلان داده‌ها پیشی بگیرند و مطمئن شوند که این داده‌ها هوشمندانه استفاده می‌شوند. 

نگاهی به ابزارها و فناوری های IDP

در اینجا نگاهی به چند فناوری است که مزایای بی‌شمار پردازش هوشمند اسناد را تقویت می‌کنند. 

پردازش زبان طبیعی 

هنگامی که سند شما به یک قالب قابل خواندن توسط ماشین تبدیل شد، IDP می تواند از الگوریتم های پردازش زبان طبیعی (NLP) برای تجزیه و تحلیل متن و شناسایی موضوعات کلیدی استفاده کند. NLP به رایانه‌ها کمک می‌کند تا محتوا را همانطور که یک انسان درک می‌کند، درک کنند، در حالی که به آن‌ها نکات ظریفی مانند اصطلاحات و نگرش‌ها را می‌دهد. سپس متن سند شما می تواند بر اساس محتوا و زمینه آن طبقه بندی شود . 

تشخیص کاراکتر نوری (OCR) 

OCR یک فناوری مفید است که می تواند کاراکترها، اعداد و کلمات را از یک PDF یا تصویر حذف کند. شاید این فناوری را در گوشی هوشمند خود دیده باشید. از صفحه کتاب یا برگه دستورالعمل یک بازی رومیزی عکس بگیرید. در اکثر تلفن های جدیدتر، متن درون تصویر به طور مستقل قابل ویرایش می شود - می توانید کلمات را در یک پیام متنی یا Word Doc کپی و جایگذاری کنید.

هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی (AI و ML) 

هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی هسته اصلی IDP است. IDP خروجی OCR را می گیرد و سپس آن را با استفاده از مدل های زبانی برای درک اسناد تفسیر می کند. این درک به IDP اجازه می دهد تا هم اسناد را طبقه بندی کند و هم داده های معنی داری برای استخراج پیدا کند. اکنون هر سندی اعم از ایمیل، پی‌دی‌اف، تصویر یا ویدیو می‌تواند داده‌های ساختاری معناداری را ارائه دهد که می‌تواند برای تصمیم‌گیری در فرآیندهای تجاری استفاده شود. 

طبقه بندی، نمایه سازی و بازیابی اسناد هوشمند

IDP به کاربران کمک می کند اسناد مربوط به کسب و کار یا پروژه های خود را با طبقه بندی و برچسب گذاری خودکار آنها بر اساس محتوا، ابرداده و موارد دیگر پیدا کنند. اسناد پس از طبقه بندی هوشمندانه می توانند در یک مخزن اسناد ذخیره شوند.

اکنون کاربران می توانند انواع اطلاعات زیر را جستجو کنند:

  • جستجوهای کلیدواژه مبتنی بر ارتباط: به عنوان مثال، «مالیات» همه ایمیل‌های مربوط به مالیات را برمی‌گرداند. حتی اگر کلمه دقیق «مالیات» ذکر نشده باشد. 
  • ارتباط بر اساس محدوده تاریخ: به عنوان مثال، «ایمیل‌های مربوط به کمپین‌های بازاریابی از 01-01-2020 تاکنون» همه ایمیل‌ها را از سال 2020 برمی‌گرداند.

IDP راه های جدیدی را برای جستجوی اسناد شما با انجام کار بهتر در طبقه بندی آن اسناد با درک هوشمندانه محتوای آنها باز می کند.

IDP روش کار ما با اسناد را متحول می کند. با خودکار کردن زمان هدر رفتن پشت پردازش اسناد، سازمان‌ها می‌توانند به کارایی و دقت بیشتری دست یابند—تصمیمات ما را با چشمه‌ای جدید از بینش تقویت کنند. اگر قبلاً از IDP استفاده نمی‌کنید، وقت آن رسیده است که به بررسی مزایای فراوان آن بپردازید و ببینید چگونه می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا فرآیندهای مرتبط با اسناد را ساده‌تر کند. 

 

توصیه شده

آینده پردازش هوشمند اسناد (IDP) اکنون، IDP به سلامت در هر صنعت رشد می کند. سازمان‌ها از نرم‌افزار تخصصی برای پردازش فاکتورها و استخراج متن‌های مقدس از کتاب‌های زرد به آرشیوهای تاریخی استفاده می‌کنند. غول های بزرگتر ...
ورود خودکار مشتری با پردازش هوشمند اسناد (IDP) بیاموزید که چگونه می توان از فناوری IDP برای استخراج و اعتبارسنجی داده ها از اسناد حضور مشتری مانند وام مسکن یا دانشگاه استفاده کرد...
مزایای پردازش هوشمند اسناد (IDP) در دنیای تجارت، اسناد همه چیز هستند. از قراردادهای فروش گرفته تا فاکتورها و فرم های مالیاتی، اگر کتبی باشد، به احتمال زیاد کسب و کار شما به آن نیاز دارد. اما برخورد با تمام آن اسناد می تواند یک ...
-