edit

سرپرستان فرآیند

سرپرستان فرآیند

بررسی اجمالی

ناظران فرآیند کاربرانی هستند که از امتیازات ویژه ای برای نظارت، بررسی و اصلاح موارد یک فرآیند خاص برخوردارند. اغلب مدیر یا رئیس بخش در یک سازمان به عنوان سرپرست فرآیند منصوب می شود. برخلاف مجوزهای فرآیند ، که به موارد دسترسی فقط خواندنی می دهد، یک سرپرست فرآیند می تواند هم دسترسی خواندن و هم برای نوشتن به موارد داشته باشد.

ناظران فرآیند می توانند:

  • داده های موارد با وضعیت To Do را ویرایش کنید.
  • همه پرونده ها را در یک فرآیند مشاهده کنید حتی اگر آنها به هیچ وظیفه ای در پرونده اختصاص نداشته باشند یا در پرونده شرکت نکرده باشند.
  • اگر داده‌ها را در Dynaforms به آن Dynaforms اختصاص داده‌اند، ویرایش کنید.
  • اگر اسناد ورودی به آن اسناد ورودی اختصاص داده شده است، حذف و دوباره ارسال کنید.
  • اسناد ورودی جدید را در هنگام اجرا آپلود کنید تا کاربرانی که پرونده را اجرا می کنند بتوانند اسناد آپلود شده جدید را ببینند.
  • موارد را از فهرست موارد لغو مکث کنید .

ناظران فرآیند نمی‌توانند اطلاعات یک پرونده تکمیل‌شده را تغییر دهند، بنابراین موارد تکمیل‌شده در گزینه بررسی فهرست نمی‌شوند مگر اینکه با شناسه پرونده جستجو شوند. اگر DynaForms، خروجی و اسناد ورودی از یک پرونده تکمیل‌شده باید برای سرپرست قابل مشاهده باشد، مجوز پردازش صحیح برای مشاهده آن اسناد باید به سرپرست داده شود.

اضافه کردن یک ناظر فرآیند

مجوزهای کاربر

قبل از شروع کار با سرپرستان فرآیند، لازم است مجوزهای زیر را به کاربر سوپروایزر اختصاص دهید.

 

 

تعریف ناظر فرآیند

فقط کاربران دارای مجوز PM_SUPERVISOR در نقش خود می توانند به عنوان سرپرست فرآیند اختصاص داده شوند. این مجوز به طور پیش‌فرض در نقش‌های PROCESSMAKER_ADMIN و PROCESSMAKER_MANAGER گنجانده شده است، اما در نقش PROCESSMAKER_OPERATOR نیست.

از آنجایی که عموماً دادن قابلیت‌های کامل یک نقش PROCESSMAKER_ADMIN به مدیران و روسای بخش‌ها ایده خوبی نیست ، زیرا ممکن است به طور تصادفی تعریف فرآیندها را تغییر دهند، توصیه می‌شود به سرپرستان فرآیند نقش PROCESSMAKER_MANAGER یا ایجاد یک نقش جدید را بدهید. برای انجام اقدامات خاص

به عنوان مثال برای ویرایش داده های موردی، یک نقش جدید با مجوزهای زیر ایجاد کنید:

  • PM_LOGIN
  • PM_CASES
  • PM_SUPERVISOR
  • PM_REASSIGNCASES

 

برای مشاهده همه موارد از تمام فرآیندهای دیگر، دو مجوز زیر را اضافه کنید:

  • PM_ALLCASES
  • PM_DASHBOARD

 

پس از ایجاد نقش ناظر جدید، آن نقش را به کاربر(هایی) که سرپرست(های) فرآیندها خواهند بود، اختصاص دهید و فرآیندی را که تحت نظارت قرار می گیرد باز کنید.

توجه: لطفاً توجه داشته باشید که اگر مجوز PM_SUPERVISOR از نقش کاربر ناظر حذف شود، او نمی‌تواند به گزینه بررسی در منوی Process Supervisor دسترسی داشته باشد یا هیچ اقدامی در مورد موارد انجام دهد، حتی اگر باقی بماند. به عنوان کاربر ناظر اختصاص داده شده است. بنابراین، لطفاً به یاد داشته باشید که در صورت تغییر، حذف یا اضافه شدن مجوز به یک نقش، لازم است طراحی فرآیند متناسب با مجوزهای جدید اختصاص داده شده یا حذف شده به روز شود.

اضافه کردن سرپرست

پس از باز شدن فرآیندی که ناظران فرآیند در آن تعیین خواهند شد، روی گزینه Supervisors در جعبه ابزار اصلی در سمت راست صفحه کلیک کنید.

پنجره زیر باز خواهد شد:

این پنجره شامل بخش های زیر است:

فهرست کاربران در دسترس و فهرست ناظران تعیین شده

در قسمت اول پنجره سرپرستان، یک کاربر یا گروهی از کاربران را می توان به عنوان سرپرست(های) فرآیند اختصاص داد. کاربران/گروه‌هایی که به‌عنوان ناظر فرآیند اختصاص داده شده‌اند، می‌توانند همه پرونده‌های باز در فرآیند و هرگونه اسناد ورودی را در پرونده ببینند.

 

  • جستجو: نام کاربر یا گروه مورد نظر را برای جستجو وارد کنید. این فیلدها دارای ویژگی تکمیل خودکار هستند که همه موارد مطابق را به عنوان متن معرفی می کند.
  • مشاهده همه: روی این دکمه کلیک کنید تا کاربران و گروه‌های موجود برای تخصیص (در پانل اول)، یا لیست کاربران و گروه‌هایی که قبلاً اختصاص داده شده‌اند (در پانل دوم) را فهرست کنید.
  • مشاهده کاربران: روی این دکمه کلیک کنید تا کاربران موجود در پنل اول را مشاهده کنید و فقط کاربران اختصاص داده شده را در پنل دوم مشاهده کنید.
  • مشاهده گروه ها: روی این دکمه کلیک کنید تا فقط گروه های موجود در پانل اول را مشاهده کنید و فقط گروه های اختصاص داده شده را در پانل دوم مشاهده کنید.
  • کنترل صفحه بندی: هر پانل ده مورد را قبل از رفتن به صفحه دیگر فهرست می کند. برای پیمایش در این صفحات روی فلش های خاکستری کلیک کنید.

 

برای افزودن ناظر، روی فلش سبز رنگ کلیک کنید یا به سادگی نام کاربر یا گروه را از فهرست کاربران موجود به فهرست ناظران اختصاص داده بکشید و رها کنید. برای حذف یک گروه یا کاربر اختصاص داده شده از لیست سرپرست، روی نماد x در سمت راست نام کاربر یا گروه کلیک کنید یا به سادگی کاربر/گروه را بکشید و به لیست کاربران در دسترس بازگردانید.

اگر لیست کاربران یا گروه‌ها در این پانل‌ها طولانی است، از فیلترهای بالای هر پانل برای فهرست کردن سریع‌تر کاربران یا گروه‌ها استفاده کنید یا از جعبه متن جستجو برای یافتن کاربر یا گروه خاصی استفاده کنید.

اشیاء موجود و اشیاء اختصاص داده شده

برای تعریف Dynaforms و اسناد ورودی که سرپرستان فرآیند به آنها دسترسی خواهند داشت، پنجره سرپرستان را به پایین اسکرول کنید. اشیاء اختصاص داده شده به ناظر فرآیند را می توان در صورت لزوم تغییر داد یا دوباره اختصاص داد. توجه داشته باشید که این بخش شامل عناصر زیر است:

 

  • اشیاء موجود: فهرستی از اشیاء موجود. یک شی می تواند یک Dynaform یا یک سند ورودی باشد.
    • Text to search: کادر جستجویی که می تواند برای جستجوی Dynaform خاصی استفاده شود.
    • Dynaform: لیستی از تمام Dynaform هایی که در فرآیند وجود دارند. با اختصاص Dynaform، سرپرستان فرآیند قادر خواهند بود داده های ذخیره شده در طول یک مورد را اصلاح کنند.
    • Input Document: فهرستی از تمام اسناد ورودی که در فرآیند وجود دارند. با اختصاص یک سند ورودی به سرپرست، آنها قادر خواهند بود:
      • یک سند ورودی جدید ضمیمه کنید. سند ورودی پیوست شده در اختیار کاربری که به پرونده اختصاص داده شده است، در دسترس خواهد بود و کاربر مجوزهای پردازش مورد نیاز برای اسناد بارگذاری شده را دارد.
      • سند ورودی را دانلود کنید.
      • سند ورودی را حذف کنید. در نظر داشته باشید که اگر سرپرست سندی را حذف کند، برای کاربری که پرونده را اجرا می کند، در دسترس نخواهد بود.
  • اشیاء اختصاص داده شده: لیستی از تمام Dynaforms و اسناد ورودی اختصاص داده شده.

برای اختصاص دادن یک شی، به سادگی نام شی را از لیست اشیاء موجود به پانل اشیاء اختصاص داده شده بکشید و رها کنید. برای حذف آن از لیست، کافی است روی دکمه قرمز x کلیک کنید . شی از پانل اشیاء اختصاص داده شده پاک می شود و در پانل اشیاء موجود در دسترس خواهد بود .

کار به عنوان ناظر فرآیند

یک ناظر می‌تواند با رفتن به HOME > Process Supervisors، پرونده‌ها را به عهده بگیرد . برگه Process Supervisors بسته به مجوزهای اختصاص داده شده به سرپرست کاربر ممکن است یک یا دو گزینه داشته باشد: بررسی و تخصیص مجدد .

توجه داشته باشید که پرونده هایی که در حال حاضر در وظیفه اولیه خود هستند نمی توانند تحت گزینه Home > Review بررسی شوند ، زیرا این موارد در وضعیت پیش نویس باقی می مانند. هنگامی که پرونده ها به کار(های) دوم یا بعدی منتقل می شوند، در لیست گنجانده می شوند.

مرور

برای بررسی یک مورد، به صفحه اصلی > سرپرست فرآیند > بررسی بروید .

همه موارد با وضعیت To Do فرآیند نظارت شده در پانل سمت راست فهرست می شوند. توجه داشته باشید که موارد در حال حاضر در کار اولیه به عنوان پیش نویس نمایش داده نمی شود. هنگامی که پرونده ها به کار(های) دوم یا بعدی منتقل می شوند، در لیست گنجانده می شوند.

تحت گزینه بررسی، یک ناظر می‌تواند خلاصه پرونده و یادداشت‌های موردی هر مورد از فرآیند تحت نظارت را باز کرده و مشاهده کند.

 

  • باز کردن پرونده: هنگام باز کردن پرونده به عنوان سرپرست، گزینه های زیر در دسترس هستند:
    • مراحل: تمام مراحل، Dynaforms و اسناد ورودی ساخته شده در فرآیند را فهرست می کند. فقط Dynaforms و اسناد ورودی که به ناظر اختصاص داده شده اند در لیست Step فهرست شده اند.

    • اطلاعات: تمام اطلاعاتی که یک سرپرست به آنها دسترسی دارد را فهرست می کند، مانند اطلاعات مربوط به نقشه فرآیند، فرآیند، کار، تاریخچه پرونده، تاریخچه پیام، Dynaforms، گزارش تغییرات، اسناد آپلود شده و تولید شده. برای جزئیات بیشتر در مورد هر گزینه به صفحه اطلاعات پرونده مراجعه کنید .

    • اقدامات: یک ناظر می‌تواند پرونده را متوقف، لغو و مجدداً تعیین تکلیف کند.

      • مکث : پرونده را مکث کنید .
      • لغو : فسخ پرونده. این گزینه فقط در صورتی در دسترس است که سرپرست مجوز PM_CANCELCASE را به نقش خود اضافه کرده باشد.
      • تخصیص مجدد : پرونده را مجدداً واگذار کنید . این گزینه فقط در صورتی در دسترس است که سرپرست مجوز PM_REASSIGNCASE_SUPERVISOR را به نقش خود اضافه کرده باشد.

       

  • یادداشت های موردی: یادداشت های موردی پرونده. برای دسترسی به یادداشت‌های پرونده، کاربر ناظر باید مجوزهای لازم را داشته باشد. در غیر این صورت پیغام خطا نمایش داده می شود.

  • خلاصه پرونده: خلاصه پرونده .

 

ویرایش Dynaforms و اسناد ورودی به عنوان سرپرست

سرپرستان می توانند اطلاعات موجود در Dynaforms و فایل های موجود در اسناد ورودی را تنها در صورتی تغییر دهند که پرونده دارای وضعیت To Do باشد . برای انجام این کار، در قسمت Home > Review به کیس دسترسی پیدا کنید و سپس روی گزینه Steps در منو کلیک کنید تا لیستی از Dynaforms و Input Documents موجود از فرآیندی که Supervisor می‌تواند ویرایش کند، نمایش داده شود. به یاد داشته باشید که فقط اشیایی که به سرپرست اختصاص داده شده اند در لیست "Steps" نمایش داده می شوند.

برای ویرایش داده ها در Dynaform یا لیست فایل های یک سند ورودی، روی آن کلیک کنید تا برای ویرایش باز شود. پس از اتمام ویرایش داده های Dynaform، روی دکمه ارسال آن کلیک کنید تا ذخیره شود و پیغامی به رنگ سبز نشان می دهد که داده ها ذخیره شده اند. توجه داشته باشید که هنگام پر کردن Dynaforms به عنوان سرپرست، هیچ پیوند مرحله بعدی در دسترس نیست، بنابراین دکمه‌های ارسال را به همه Dynaforms اضافه کنید که داده‌های آنها باید توسط سرپرست ویرایش شود.

توجه: هیچ تریگر قبل و بعد از Dynaforms و Input Documents در صورت دسترسی توسط سرپرست اجرا نمی شود. در صورت نیاز به تضمین اجرای یک تریگر در کار، توصیه می‌شود تریگر را قبل از تخصیص اجرا کنید یا از جاوا اسکریپت در Dynaform برای فراخوانی نقطه پایانی REST PUT /cases/{app_uid}/execute-trigger/{tri_uid} استفاده کنید. . اگر نیاز به اجرای تریگر پس از پر شدن داده ها در Dynaform دارید، کد را به رویداد .setOnsubmit() اضافه کنید که ابتدا از PUT /cases/{app_uid}/variables استفاده می کند.برای ذخیره متغیرها از Dynaform در مورد مورد نیاز تریگر و سپس اجرای تریگر.

اگر پرونده دارای وضعیت "پیش نویس"، "مکث"، "لغو" یا "تکمیل شده" باشد، در زیر گزینه بررسی لیست نمی شود . اگر سرپرست با استفاده از گزینه Jump to به پرونده دسترسی پیدا کند ، فقط اطلاعات کلی پرونده را مشاهده می کند.

بررسی پرونده به عنوان ناظر

در جدول زیر توضیحی درباره آنچه که یک ناظر هنگام بررسی یک پرونده در سناریوهای مختلف می تواند انتظار داشته باشد وجود دارد.

مورد سناریو نتیجه هنگام تلاش برای بررسی پرونده
مورد 1: هیچ فرمی به سرپرست اختصاص داده نشده است هیچ شیئی به سرپرست اختصاص داده نشده است یک پیغام خطا نمایش داده می شود.
مورد 2: سرپرست یک Dynaform اختصاص داده است. وظیفه مورد فعلی هیچ Dynaforms در بخش Steps اختصاص داده نشده است. یک پیغام خطا نمایش داده می شود.
وظیفه مورد فعلی دارای یک Dynaform اختصاص داده شده متفاوت از آنچه به سرپرست اختصاص داده شده است. یک پیغام خطا نمایش داده می شود.
وظیفه موردی فعلی دارای دو Dynaform اختصاص داده شده است، فرم درخواست سفارش و سفارش تحویل، به ترتیب. فقط Dynaform که به سرپرست اختصاص داده شده است نمایش داده می شود. در این مورد، Dynaform سفارش تحویل.
وظیفه پرونده فعلی دارای سه Dynaform اختصاص داده شده است، فرم درخواست سفارش، فرم تأیید درخواست و سفارش تحویل، به ترتیب. فقط Dynaform که به سرپرست اختصاص داده شده است نمایش داده می شود. در این مورد، Dynaform سفارش تحویل.
اگر کاربری که به وظیفه فعلی اختصاص داده شده است، مورد را باز نکرده باشد. یک پیغام خطا نمایش داده می شود.
مورد 3: سرپرست دو Dynaform اختصاص داده است. وظیفه مورد فعلی هیچ Dynaforms در بخش Steps اختصاص داده نشده است. یک پیغام خطا نمایش داده می شود.
وظیفه مورد فعلی دارای دو Dynaform اختصاص داده شده، Form1 و Form2 است که به سرپرست اختصاص داده نشده است. یک پیغام خطا نمایش داده می شود.
وظیفه موردی فعلی دارای سه Dynaform اختصاص داده شده است: Form1، Form2 و Order Request Form، به ترتیب. هنگامی که کاربر تعیین شده پرونده را باز کرد، سرپرست می تواند پرونده را بررسی کند، اما فقط فرم درخواست سفارش نمایش داده می شود.
دو وظیفه موازی با Dynaforms اختصاص داده شده به هر یک وجود دارد. به عنوان مثال: به وظیفه 1 فرم 1 و به وظیفه 2 فرم 2 و فرم درخواست سفارش اختصاص داده شده است. هنگامی که سرپرست پرونده Task1 را بررسی می کند، یک پیام خطا نمایش داده می شود.
سرپرست قادر خواهد بود هنگام باز کردن پرونده Task2 فقط فرم درخواست سفارش را بررسی کند.
دو وظیفه موازی با دو Dynaform اختصاص داده شده به هر یک وجود دارد. به عنوان مثال، به Task 1 Form1 و Order Request Form Dynaforms و Task 2 Request Approval Form و Form3 Dynaforms اختصاص داده شده است. فقط فرم درخواست سفارش و فرم تأیید درخواست برای بررسی زمانی که سرپرست هر پرونده را باز می کند در دسترس خواهد بود.
کاربر اختصاص داده شده به کار موردی فعلی، Dynaform را که به سرپرست اختصاص داده شده بود، باز نکرد. به عنوان مثال: اگر کاربر اختصاص داده شده کیس را باز کرده باشد، اما فقط روی Dynaform اختصاص داده شده به مرحله اول کار کار کرده است، و Dynaform اختصاص داده شده به سرپرست به مرحله دوم وظیفه اختصاص داده شده است. یک پیغام خطا نمایش داده می شود.
کاربر اختصاص داده شده Dynaform را در کار فعلی باز نکرد. یک پیغام خطا نمایش داده می شود.

توجه داشته باشید که هرگاه سرپرستی از بررسی پرونده خودداری شود، پیغام خطای زیر نمایش داده می شود:

همچنین موارد زیر را برای گزینه Jump To سینی Review در نظر بگیرید:

 

  • زمانی که thread کیس باز است، گزینه Jump To به نمایه باز شده می رود.
  • هنگامی که بیش از یک رشته از یک مورد موازی باز است، گزینه Jump To به نمایه باز شده هدایت می شود.
  • هنگامی که رشته پرونده متوقف می شود، گزینه Jump To به نمایه متوقف شده هدایت می شود.

 

تخصیص مجدد

به عنوان ناظر فرآیند، امکان تخصیص مجدد موارد فرآیندهای تحت نظارت با مجوز PM_REASSIGNCASE_SUPERVISOR وجود دارد .

برای تخصیص مجدد پرونده، به صفحه اصلی > سرپرست فرآیند > تخصیص مجدد بروید .

فهرستی از موارد برای فرآیندهای نظارت شده که می توان آنها را مجدداً اختصاص داد در پانل سمت راست نمایش داده می شود. موارد متوقف شده را نمی توان دوباره اختصاص داد. بنابراین، موارد متوقف شده در فهرست قرار نمی گیرند.

فیلتر کاربر به طور پیش فرض روی گزینه Current User تنظیم شده است . بنابراین فقط مواردی که به عنوان نمایش کاربر عادی به سرپرست اختصاص داده شده است. برای مشاهده همه موارد تحت نظارت، گزینه همه کاربران را انتخاب کنید و سپس روی جستجو کلیک کنید .

روی کادر پیشنهاد کاربر کلیک کنید و نام کاربر را برای تخصیص مجدد این مورد تایپ کنید. همانطور که تایپ می کنید، نام کاربرانی که با متن وارد شده مطابقت دارند نمایش داده می شود. نام یک کاربر را انتخاب کنید و فقط مواردی که در حال حاضر به آن کاربر اختصاص داده شده اند فیلتر می شوند.

پرونده ها همچنین می توانند بر اساس دسته بندی یا یک فرآیند خاص فیلتر شوند.

یک مورد را از لیست انتخاب کنید و روی دکمه Reassign کلیک کنید . برای انتخاب بیش از یک مورد، SHIFT و کلید UP یا DOWN را فشار دهید تا مواردی که به هم پیوسته هستند را انتخاب کنید، یا کلید CTRL را نگه دارید و هر مورد را انتخاب کنید تا چندین مورد را انتخاب کنید که در هر نقطه از لیست موارد وجود دارد.

پس از انتخاب همه موارد برای تخصیص مجدد، روی دکمه Reassign کلیک کنید و پنجره Reassign All Cases by Task نمایش داده می شود.

برای تخصیص مجدد پرونده، مورد را از لیست انتخاب کرده و روی ستون Reassign to دوبار کلیک کنید . یک لیست کاربر نمایش داده می شود. کاربری را انتخاب کنید که پس از تخصیص مجدد پرونده، اختیار کار بر روی آن را داشته باشد. به یاد داشته باشید که هنگام تخصیص مجدد پرونده، ناظران فرآیند، کاربرانی که به یک پرونده اختصاص داده شده اند، یا کاربران موقتی در گزینه جستجو فهرست شده اند.

در این مثال، موارد مجدداً به کاربر "Shepherd, Alex (alex)" اختصاص داده می شود.

روی ستون Reason دوبار کلیک کنید تا دلیل تخصیص مجدد پرونده(های) را وارد کنید. لازم است دلیلی را وارد کنید که چرا پرونده یا پرونده ها در حال واگذاری مجدد هستند. اگر متنی در ستون Reason وارد نشود ، یک پیام هشدار نمایش داده می شود.

بر روی ستون Notify دوبار کلیک کنید تا کادر انتخاب برای اطلاع کاربران اختصاص داده شده نمایش داده شود. توجه داشته باشید که هر مورد دارای چک باکس مخصوص به خود است.

در نهایت بر روی دکمه Reassign کلیک کنید تا فرآیند تخصیص مجدد نهایی شود.

پنجره Status Reassignment نمایش داده می شود تا شماره پرونده، کاربری که پرونده (های) به او اختصاص داده شده و تعداد کل پرونده های اختصاص داده شده را نشان دهد. برای بستن این پنجره روی OK کلیک کنید . برای تأیید اینکه پرونده(ها) مجدداً اختصاص داده شده اند، به عنوان «مدیر» از سیستم خارج شوید و به عنوان Shepherd، Alex (alex) وارد شوید .

پس از ورود به عنوان "شپرد، الکس (الکس)"، موارد تخصیص مجدد در صندوق ورودی نمایش داده می شود.

روی یک کیس دوبار کلیک کنید تا باز شود.

-