سیستم مکاتبات اداری

سیستم صندوق پستی الکترونیکی یکی از قابلیت‌های مهم سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از ارتباط سریع و امن با همکاران و مشتریان خود برخوردار شوند. در این مقاله به معرفی و مزایای این سیستم و نحوه استفاده از آن در سازمان‌ها پرداخته خواهد شد.

سیستم صندوق پستی الکترونیکی یک سیستم الکترونیکی است که برای دریافت، ارسال و مدیریت پیام‌های الکترونیکی به‌کار می‌رود. در سازمان‌ها، سیستم صندوق پستی الکترونیکی به عنوان یک ابزار مهم برای ارتباطات داخلی و خارجی، مورد استفاده قرار می‌گیرد. از مزایای استفاده از این سیستم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. افزایش کارایی: سیستم صندوق پستی الکترونیکی باعث افزایش کارایی کارکنان در ارسال و دریافت پیام‌های الکترونیکی می‌شود، زیرا پیام‌ها به‌سرعت و به‌صورت آنی ارسال و دریافت می‌شوند.

2. کاهش هزینه‌ها: با استفاده از سیستم صندوق پستی الکترونیکی، هزینه‌های مربوط به چاپ و ارسال نامه‌ها به‌طور قابل ملاحظه‌ای کاهش می‌یابد.

3. سهولت در مدیریت: با استفاده از سیستم صندوق پستی الکترونیکی، پیام‌ها به‌سرعت دسته‌بندی و مدیریت می‌شوند، به‌طوری که هر پیام در صندوق خودش قرار می‌گیرد و مدیران به‌راحتی می‌توانند از اطلاعات موجود در پیام‌ها برای تصمیم‌گیری مشاهده نماید