اتوماسیون اداری

در سیستم اتوماسیون اداری مکاتبات، نامه های در دست اقدام به عنوان بخشی از وظایف این سیستم، به صورت الکترونیکی و با استفاده از روش های مختلفی از جمله پیامک، ایمیل، پیام کوتاه و ... ارسال می شوند.

برای مثال، در سیستم اتوماسیون اداری مکاتبات، نامه هایی که نیاز به پاسخ دارند، به صورت خودکار به دفتر مربوطه ارسال می شوند و پس از پاسخ دهی، پاسخ نامه به صورت الکترونیکی به فرستنده ارسال می شود.

همچنین، در صورتی که نامه ای نیاز به بررسی توسط بخش های دیگر دارد، در سیستم اتوماسیون، به صورت خودکار به آن بخش ها ارجاع داده می شود و پس از بررسی و اتخاذ تصمیم لازم، پاسخ نامه به فرستنده ارسال می شود.

در کل، سیستم اتوماسیون اداری مکاتبات، با توجه به تنوع نیازهای مختلف سازمان ها، از روش های مختلفی برای ارسال و پیگیری نامه های در دست اقدام استفاده می کند.

 

منوی نامه های در دست اقدام در سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها، به کاربران اجازه می دهد تا نامه ها و درخواست هایی که در حال پیگیری و بررسی هستند را به راحتی مشاهده و دنبال کنند. در این منو، کاربران می توانند به شکل خودکار تمامی نامه های در دست اقدام مربوط به خود را در یک محل جمع آوری کرده و به سادگی وضعیت هر یک از آن ها را پیگیری کنند.

بعضی از کارکردهای منوی نامه های در دست اقدام در سیستم اتوماسیون اداری عبارتند از:

1. مشاهده نامه های در دست اقدام: در این بخش کاربران می توانند تمامی نامه هایی که به آن ها ارسال شده و در حال پیگیری هستند را مشاهده کنند. این شامل نامه هایی است که به کاربر از طرف سایر کاربران، سازمان یا شرکت ها و ارگان های دیگر ارسال شده است.

2. پیگیری وضعیت نامه ها: با استفاده از این بخش، کاربران می توانند وضعیت نامه های در دست اقدام را بررسی کنند، به دنبال مدت زمان پیگیری، درخواست های مورد نیاز، نتایج تحقیقات و تصمیمات مربوطه بروند.

3. ارسال و دریافت پیام ها: کاربران می توانند در این بخش نظرات، پیشنهادات و درخواست های خود را با سایر کاربران به اشتراک بگذارند و با استفاده از این بخش در ارتباط با همکاران خود در سازمان باشند.