اتوماسیون اداری

همه اسناد فیزیکی و الکترونیکی خود را در یک مکان ضبط، همکاری و سازماندهی کنید

چه بخواهید تصمیم بگیرید که چگونه حجم عظیمی از داده ها را در سازمان خود جمع آوری کنید یا سعی کنید ساختارهای موجود را بهتر کنید، مدیریت متمرکز اسناد اولین گام در این مسیر است. با نامه نگار داده ها را در سراسر سازمان خود در یک پلتفرم به اشتراک بگذارید، تجزیه و تحلیل کنید و به روز کنید. اجازه دهید بررسی کنیم که مخزن داده متمرکز به چه معناست، چرا در سازمان خود به آن نیاز دارید، چگونه می توانیم به شما در دستیابی به آن کمک کنیم و چگونه می توان آن را در چارچوب سازمانی شما ادغام کرد.

مدیریت اسناد متمرکز چیست؟

مدیریت اسناد متمرکز به سیستم یا فرآیندی اطلاق می شود که داده ها را از تمام منابع موجود برای سازماندهی ، تجزیه و تحلیل دقیق و امنیت گرد هم می آورد.

با مدیریت مرکزی نرم افزار اتوماسیون اداری - نامه نگار، داده های محرمانه شما با ویژگی هایی مانند کنترل دسترسی و احراز هویت دو مرحله ای محافظت می شود . ما با ارائه کنترل نسخه یک قدم فراتر می رویم تا اطمینان حاصل کنیم که تصویر واضحی از کل چرخه عمر سند دریافت می کنید. نه تنها مدیریت متمرکز اسناد همکاری را در سازمان شما افزایش می دهد، بلکه تضمین می کند که فقط افراد مناسب به داده ها دسترسی خواهند داشت.

مزایای مدیریت اسناد متمرکز  اتوماسیون اداری چیست؟

 

یک سیستم مدیریت اسناد متمرکز  اتوماسیون اداری همکاری را بسیار آسان می کند. کاغذ یا فایل‌هایی که به صورت محلی در رایانه‌های شخصی ذخیره شده‌اند و باید پیدا شوند، ایمیل شوند یا ذخیره شوند، بهره‌وری را مختل می‌کنند. با ویژگی هایی مانند برچسب گذاری اسناد و اشتراک گذاری بی دردسر، زمان انتظار به شدت کاهش می یابد و کارمندان شما به دلیل کاهش وقفه ها کارآمدتر خواهند بود. آنها می توانند از هر کجا و در هر زمانی که بخواهند به اسناد دسترسی داشته باشند.

گردش کار را حفظ کنید

نامه نگار به بخشی جدایی ناپذیر از سازمان شما تبدیل می شود و در عین حال به جریان کاری فعلی احترام می گذارد. ما می دانیم که اسناد تجاری شما ممکن است شامل سطوح مختلفی از رویه ها باشد. با گردش کار نامه نگار می توانید گردش کار دستی خود را دیجیتالی کنید و فوراً از افزایش سرعت پردازش و کاهش خطا بهره مند شوید.

مقرون به صرفه

عدم دقت می تواند سالانه میلیاردها دلار برای سازمان شما هزینه داشته باشد. بهره وری خود را تقویت کنید و تجزیه و تحلیل دقیق را برای سیاست گذاری بهتر با Docsvault تولید کنید. خلاص شدن از شر این کار به کارمندان شما اجازه می دهد تا روی کارهای حیاتی تری که در دست دارند تمرکز کنند.

انطباق آسان

با مدیریت متمرکز اسناد، می توانید به راحتی قوانین صنعت را رعایت کنید. کنترل دسترسی، ردیابی حسابرسی، نگهداری سوابق و سایر عملکردها به شما کمک می کند تا کنترل اسناد خود را حفظ کنید و در عین حال اطلاعات را در اختیار گروه های مناسبی از افراد در سازمان خود قرار دهید.

تقویت کنترل

با ویژگی‌هایی مانند تاریخچه نسخه، کنترل دسترسی، و مسیرهای حسابرسی، Docsvault اشتراک‌گذاری اسناد بدون لمس در سازمان شما را با ایمنی باورنکردنی فعال می‌کند. علاوه بر این، گردش کار برای همه ذینفعان قابل مشاهده خواهد بود. افزایش شفافیت فرآیند حسابرسی را تسریع خواهد کرد .

نامه نگار می تواند از طریق مخزن اسناد متمرکز خود به شما کمک کند از این مزایا و بیشتر لذت ببرید. پس چگونه به این امر برسیم؟

چگونه نامه نگار مدیریت متمرکز اسناد را تضمین می کند؟

مدیریت متمرکز اسناد یکی از ویژگی های اصلی نامه نگار است. در اینجا نحوه به دست آوردن آن است -

شما می توانید با ذخیره کردن تمام اسناد ضروری خود در یک رابط آشنا از طریق ضبط خودکار اسناد، بدون کاغذ بروید . می توانید از اسکن داخلی اسناد، OCR و سایر ویژگی ها برای ذخیره اسناد به صورت دیجیتالی استفاده کنید. پس از آن می توان به این اسناد از هر کجا دسترسی داشت - خواه دسکتاپ، تلفن هوشمند یا مرورگر وب. با استفاده از ویژگی هایی مانند بایگانی ایمیل، می توانید اسناد ایمیل را به صورت داخلی و خارجی برای ذخیره در یک مخزن اسناد متمرکز ارسال و دریافت کنید.

این اسناد با خیال راحت در یک سیستم مدیریت اسناد متمرکز قرار می گیرند. از طریق کنترل دسترسی دقیق بر اساس گروه ها و کاربران و حقوق مختلف سطح سیستم، می توانید افرادی را که می توانند اقدامات انجام دهند یا این اسناد را مشاهده کنند محدود کنید. اسناد از طریق یک موتور جستجوی با استفاده آسان، که حتی متون درون محتوای سند را جستجو می کند، به راحتی قابل دسترسی هستند . این نتایج جستجو همچنین می توانند بعداً با یک کلیک ذخیره، اصلاح و اجرا شوند.

شما می توانید این اسناد را در یک کابینت و ساختار پوشه منطقی با استفاده از الگوهای پوشه از پیش تعریف شده سازماندهی کنید . تنظیمات امنیتی، نمایه و ردیابی ممیزی را می توان برای پوشه ها در قالب پوشه از پیش تعریف کرد. هر گونه تغییری که در قالب پوشه ایجاد شود به طور خودکار ساختارهای پوشه مربوطه را به روز می کند. بایگانی سیستماتیک اسناد، اتوماسیون گردش کار را فعال می کند و به کارمندان شما کمک می کند تا از طریق یادداشت های اسناد، پیوندهای اشتراک گذاری عمومی برای ارتباطات خارجی و موارد دیگر بهتر با یکدیگر همکاری کنند.

ماژول حفظ سوابق به شما کمک می کند تا کل چرخه زندگی سوابق فیزیکی و اسناد دیجیتال را مدیریت کنید - از ذخیره سازی ایمن، طبقه بندی، گردش تا ذخیره مجاز نهایی آن.

در نهایت، این امر به رعایت استانداردها و مقررات صنعت کمک می کند .

درباره ویژگی های مدیریت اسناد متمرکز بیشتر بدانید

مدیریت اسناد متمرکز چگونه می تواند برای سازمان شما مفید باشد؟

در اینجا آمده است که چگونه یک نرم افزار مدیریت اسناد متمرکز مانند Docsvault می تواند برای سازمان شما مفید باشد -

بخش منابع انسانی

بخش منابع انسانی اغلب درگیر فهرستی بی پایان از کارهایی است که نیاز به اسناد دارند. راه حل مدیریت منابع انسانی توسط نامه نگار به بخش منابع انسانی شما کمک می کند اسناد را زیر یک سقف ردیابی، ذخیره، اصلاح، اشتراک گذاری و مدیریت کنید تا کار در یک حرکت انجام شود و همه طرف های مربوطه بتوانند در جریان باشند.

از طریق یک سیستم مدیریت اسناد متمرکز، تمام اطلاعات مربوط به کارمندان را می توان در قالب های پوشه از پیش تعریف شده برای بازیابی آسان ذخیره کرد. از ویژگی کنترل دسترسی می توان برای اطمینان از دسترسی فقط به کاربران منتخب استفاده کرد. هر اقدامی که روی اسناد انجام می شود برای حفظ اصالت ردیابی می شود.

مدیریت اسناد حساب های پرداختنی

برای یک سازمان، تامین کنندگان به اندازه مشتریان اهمیت دارند، اگر نه بیشتر. علیرغم داشتن وجوه کافی، ممکن است به دلیل سهل انگاری در انجام فاکتور، پرداخت ناخواسته به تاخیر بیفتد.

اگر این فاکتورها روی کاغذ نگهداری شوند، به دلیل گردش در بین بخش های مختلف، زمان قابل توجهی از دست می رود. مهلت های از دست رفته می تواند اعتبار یک سازمان را به شدت خدشه دار کند.

درعوض، می‌توانید با استفاده از راه‌حل ثبت خودکار داده‌های Docsvault، فرآیند صورت‌حساب قابل پرداخت حساب‌ها را خودکار کنید، خواه از طریق ایمیل یا کاغذ وارد شوند. در مرحله بعد، آنها را می توان به طور خودکار نامگذاری کرد، بایگانی کرد و برای تأیید به کارمند مربوطه هدایت کرد. تیم شما می‌تواند با استفاده از یادداشت‌های سند، نمایه‌سازی اسناد و برچسب‌گذاری همکاری کند و در صورت نیاز به تأیید یا پردازش بیشتر، به‌طور خودکار به آنها اطلاع داده شود.

مدیریت قرارداد  

چندین نوع سند پیچیده یا توسط سازمان ها برای انجام امور شرکتی خود تولید و یا درخواست می شود. سوء استفاده از این اسناد می تواند تأثیر فاجعه باری داشته باشد و همچنین می تواند بر روحیه کارکنان تأثیر بگذارد.

با ذخیره این قراردادها به صورت دیجیتال در  نامه نگار ، می توانید احتمال خطاهای دستی را از بین ببرید. علاوه بر این، نامه نگار می‌تواند قراردادها یا قراردادهای در حال انقضا را به شما یادآوری کند و در صورت لزوم اجازه دهد گردش کار تأیید برای بازبینی قراردادها انجام شود.

مدیریت متمرکز اسناد تضمین می کند که همه با آخرین نسخه این اسناد همگام هستند.

با  اتوماسیون اداری نامه نگار ، می‌توانید از یک شرکت با مصرف زیاد کاغذ  به یک شرکت بدون کاغذ با قدرت دیجیتال تغییر دهید. مدیریت اسناد اتوماسیون اداری  متمرکز اجازه دسترسی متقابل عملکردی را می دهد و داده ها را به مقداری که در واقع نشان می دهد ارتقا می دهد. از آنجایی که داده‌ها مهم‌ترین دارایی یک سازمان هستند، جمع‌آوری ذخیره‌سازی و ایمنی آن باید به‌عنوان نکته اصلی در نظر گرفته شود.